Quando c'è di mezzo il denaro, si sa, «fidarsi è bene, non fidarsi è meglio». Tanto più se si tratta di soldi pubblici. Deve aver pensato così Elena Cattaneo, una delle massime esperte al mondo nel campo della ricerca sulle cellule staminali. Una punta di sorpresa, però, c'è stata, quando ha aperto l'e-mail che le annunciava entro due settimane un'ispezione per un progetto finanziato dall'Unione europea e concluso da quasi un anno. La ricercatrice dell'Università di Milano - attualmente a capo di una rete di 16 partner per un altro progetto da 11,9 milioni di euro - non si è di certo persa d'animo. «Ho dovuto preparare una pila di carta, tra ordini, fatture e scontrini, per documentare tutte le spese sostenute in un preciso periodo di tempo individuato dalla Commissione».
I controllori sbarcati da Bruxelles hanno lavorato a pieni giri per una settimana con un unico obiettivo: passare al setaccio ogni minimo dettaglio. «Hanno esaminato i quaderni dei miei collaboratori, scandagliato i pc, visionato i macchinari, chiesto spiegazioni: come fate gli ordini? Come acquistate i reagenti? Perché uno di voi si è recato a Zurigo?». Le domande riaffiorano nella mente di Elena una dopo l'altra. «Rispondere a tutto è stato difficile e faticoso, ma importante al tempo stesso: ho capito che come ricercatori dobbiamo affinare la nostra capacità di management».
Va bene il controllo, ma chiedere se quella bottiglia di reagente, acquistata magari tre anni addietro, è stata utilizzata anche per altri progetti e se sì quali, quando, come e perché, non è esagerato? «Forse sì - risponde Elena -, ma bisogna essere organizzati bene perché in caso di errore si rischia di dover restituire dei soldi: per questo ora ho un manager nel mio staff, un "mago" di logica e di fogli excel».
Altrimenti finisce che i ricercatori non abbiano più tempo per l'attività di laboratorio, assorbiti totalmente dai rendiconti delle spese. Uno scenario assurdo che ha portato oltre 12mila scienziati in tutta Europa a firmare una petizione online rivolta a Consiglio e Parlamento europeo in cui viene chiesta l'immediata semplificazione delle regole finanziarie e amministrative per tutti gli strumenti a sostegno dell'innovazione. I tanti ricercatori - impegnati nelle università e nelle aziende - chiedono fiducia, valutazione sulla base dei risultati e, soprattutto, un colpo di spugna sugli inutili dettagli tecnici e amministrativi richiesti. La stessa Commissione europea sembra averne preso atto mettendo in cantiere nuove norme per semplificare la richiesta e la gestione dei finanziamenti (si veda l'articolo a lato).«Abbiamo bisogno della partecipazione dei migliori ricercatori e delle imprese più innovatrici - ha detto Máire Geoghegan-Quinn, commissario per la ricerca, l'innovazione e la scienza - e dobbiamo fare in modo che possano concentrarsi sui risultati e non sulle formalità burocratiche».
Per adesso, però, la burocrazia resta e i "fortunati" vincitori dei bandi, dopo la fantastic news, devono prepararsi a un duro periodo in cui ogni spesa deve trovare una giustificazione e gli scambi di informazioni con Bruxelles, telematici e per posta ordinaria, sono quotidiani. «È un iter esagerato che allunga i tempi di accredito dei finanziamenti» commenta Barbara Nicolaus, dirigente di ricerca del Cnr. A diversi atenei gli anticipi iniziali arrivano con 4/5 mesi di ritardo sul via libera della Ue e le tranche successive solo dopo aver documentato tutte le spese sostenute: spesso gli enti vanno in rosso nell'attesa dei rimborsi.
L'Alma Mater di Bologna ha giocato d'anticipo e, due anni prima della partenza del settimo programma quadro, ha arruolato un manager da Microsoft Europe, Bruno Quarta, per coordinare la struttura amministrativa Aric di supporto ai ricercatori: a oggi sono 119 i progetti autorizzati con un contributo di oltre 34 milioni di euro. «La concorrenza è forte - spiega Quarta -, in media ogni dieci progetti presentati solo uno viene finanziato, per questo la preparazione della candidatura è fondamentale».
Ne sa qualcosa Barbara Zanuttigh, 34 anni, coordinatrice del progetto Theseus, partito a dicembre 2009 con 6,5 milioni di finanziamento Ue. In quattro anni i 31 istituti partner studieranno tecnologie innovative per la difesa della costa marittima. «Lavoro a tempo pieno al progetto da settembre 2008 - racconta Barbara -: ci sono voluti quattro mesi per presentare la domanda, la chiarezza nell'individuare obiettivi e strumenti è fondamentale e rende più snella la fase successiva, che per noi si è aperta a giugno 2009». Con la negoziazione, infatti, la Commissione richiede la stesura del contratto e spesso taglia il budget. «I fondi si sono ridotti di 400mila euro - dice Zanuttigh -: ho dovuto decidere a chi tagliare e dove». Un periodo intenso, dedicato alla descrizione dell'attività in ogni minimo dettaglio, alla stima dei costi, alla definizione delle modalità di gestione del consorzio. «Ho detto addio alle vacanze, ma ne è valsa la pena: il nostro referente europeo ci ha fatto i complimenti per i tempi record con cui siamo arrivati alla firma a fine settembre». Ora Barbara gestisce l'intero budget e tra circa un anno dovrà rendicontare a Bruxelles le spese di tutti i partner che appartengono a 18 paesi diversi: solo così potrà ottenere la seconda tranche di finanziamenti. Nel suo gruppo lavorano ecologi, sociologi, economisti e molti ingegneri costieri. «Ricevo valanghe di e-mail ogni giorno - racconta la ricercatrice -, finisco di lavorare alle undici di sera e ricomincio alle otto di mattina». Gli spazi per la ricerca "vera" sono pochi, però Barbara è brava a ritagliarseli, oltre alle ore per l'insegnamento a cui non ha rinunciato. Rendicontare non è proprio un gioco da ragazzi e spesso l'applicazione delle regole europee non è chiara. «Passiamo molto tempo a capire come calcolare le ore dedicate ai progetti dai ricercatori - sottolinea Bruno Quarta – o a interpretare i cambiamenti degli strumenti finanziari, che avvengono anche in corso d'opera». E poi capitano anche i fatti curiosi. «Per uno scavo in Medio Oriente - racconta il manager - abbiamo pagato uno stregone che ogni giorno veniva a cacciare i serpenti, perché solo così gli operai lavoravano. Una spesa a fondo perduto, visto che la Ue rimborsa solo le fatture, strumenti del tutto sconosciuti in quella zona».
Che il consorzio capofila di un progetto lavori a tempo pieno o quasi per documentare le spese e non possa dedicarsi alla ricerca è una certezza per Valter Sergo, direttore del Cenmat (Center of excellence for nanostructured materials) dell'Università di Trieste, che è stato più volte revisore per conto della Commissione europea. «Di recente ho esaminato una trentina di file pdf, 800 pagine totali, che documentavano tutta l'attività di ricerca e sviluppo e le spese sostenute in un anno da un consorzio di 34 partner coordinato da una fondazione spagnola: la pressione amministrativa e burocatrica per i ricercatori è a mala pena tollerabile e rappresenta un freno anche per le piccole imprese innovative».
Per le pmi ci sono anche altri nodi da sciogliere. «Agli intoppi burocratici - conclude Stefano Spaggiari, a.d. di Expert System, società modenese di software più volte vincitrice di fondi europei - si sommano le difficoltà a orientarsi nel panorama dei bandi disponibili, senza contare l'estrema precisione con cui è necessario definire le modalità di gestione dei brevetti». Rinunciare in partenza, a volte, è una strada obbligata.


I FONDIBudget da 50,5 miliardi per il settimo programma quadro L'Unione europea ha destinato alla ricerca 50,5 miliardi di euro per il periodo 2007-13. Per la ricerca nucleare è previsto un budget ad hoc che ammonta a 2,7 miliardi di euro per il quinquennio 2007-11. Il settimo programma quadro ha raccolto, dal 2007 a oggi, circa 33mila proposte di ricerca e finanziato quasi 7mila progetti.
Il Consiglio europeo della ricerca (Erc) concede sovvenzioni a progetti diretti da ricercatori, a prescindere dal coinvolgimento di consorzi transfrontalieri.

Un sistema unico di iscrizione semplifica le domande L'area tematica più ampia in termini di bilancio è quella delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (9 miliardi) seguita dalla salute (6,1 miliardi). Il settimo programma quadro presenta già alcune misure di semplificazione. È stato introdotto un nuovo fondo di garanzia e un sistema unico di iscrizione, grazie al quale gli enti che fanno domanda di finanziamento per diversi progetti nel corso di più anni devono inserire i loro dati una volta sola.

La Commissione studia misure per snellire le procedure