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Workspace digitali e Intranet evolute, i «compiti» della…

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Workspace digitali e Intranet evolute, i «compiti» della direzione Hr

Le classiche reti intranet così come le abbiamo pensate (e utilizzate) nello scorso decennio non ci sono più. O per meglio dire, sono cambiate: tutto l’ecosistema informativo di un’organizzazione si è riconfigurato in modo collaborativo, social e mobile e i processi di comunicazione interna non fanno eccezione. Il motto del «tutti connessi sempre e dovunque» ha contagiato l’ambiente di lavoro in modo sostanziale e l’affrontare questo cambiamento nel modo corretto è un passaggio obbligato verso modelli organizzativi che rispecchiano i dettami dell’impresa 4.0. Le persone, i loro vissuti e i loro reali bisogni, in questa fase di forte evoluzione, rimangono sempre e comunque al centro. E il workpalce del futuro sarà quindi la sintesi di nuove tecnologie e fattori umani.

Il quadro di cui sopra emerge da uno studio condotto dalla società di consulenza Ariadne Digital analizzando un campione di circa 50 progetti di intranet realizzati per medio-grandi aziende italiane e internazionali. L’indagine ha evidenziato in linea generale tre esigenze primarie delle organizzazioni quando si parla di ambienti di lavoro digitali: migliorare i processi di comunicazione interna (voce che si presenta nell'85% dei casi), incrementare la collaborazione tra i dipendenti (nel 57%) e ottimizzare processi e procedure aumentando il livello di engagement e la talent retention (43%). Una volta avviato il processo di analisi e ricerca sugli utenti, inoltre, maturano ed emergono spesso altre esigenze altrettanto importanti, come la necessità di condivisione e archiviazione di documenti (riscontrata nel 57% dei casi) e l’automatizzazione dei processi aziendali (nel 43%).

Comprendere le motivazioni e il comportamento quotidiano delle persone negli ecosistemi informativi interni è quindi un requisito fondamentale per comprendere il cambiamento dei processi di comunicazione. E lo riprova il fatto che, dal punto di vista dei project manager coinvolti in progetti di «intranet 4.0», le principali «killer application» rivelatesi chiave per il successo di queste soluzioni sono state sistemi di autenticazione e autologin, template personalizzabili e dinamici e, soprattutto, componenti social (rubrica contatti, social wall con condivisione stato, foto e video con possibilità di commenti, forum vendo/scambio, cercapersone…).

Secondo Marcello Ricotti, Ceo di Ariadne, «il mercato si sta muovendo sempre di più verso il paradigma della mobilità aziendale: i team sono sempre più virtuali, non è più indispensabile recarsi in ufficio per lavorare e non è raro che si debba interagire con un collega dall’altra parte del mondo. Questo, naturalmente, porta con sé un'esigenza specifica per ogni organizzazione, quella di non farsi travolgere da quella che definiamo oggi comunemente digital transformation». Cosa occorre fare per evitare questo rischio? Ricorrere a tecnologie e a nuove forme di interazione virtuale sempre più evolute (in primis sistemi di machine learning, chatbot e gamification), che rendono possibili modalità di lavoro e relazione più efficaci all’interno di qualsiasi ambiente lavorativo.

La ricetta di Ariadne per realizzare uffici sempre più digitali passa inoltre dal mettere a disposizione di tutti gli addetti aziendali strumenti in grado di facilitare la condivisione e il reperimento delle informazioni, aumentare l’interazione fra le persone e il coinvolgimento e l’impegno dei collaboratori. Le intranet evolute e i canali social sono ovviamente fra questi. «Non rendere disponibili questi strumenti nei contesti lavorativi – ammonisce in proposito Ricotti -, non solo diminuisce la produttività, ma diventa quasi segnale di poca attenzione alle esigenze e alle motivazioni delle risorse umane, e cioè i soggetti che possono trarne il maggior beneficio. Con un intranet ben progettata e gestita, invece, si possono più facilmente attivare una serie di meccanismi, come la raccolta di feedback, i test di autovalutazione e l’e-learning, che permettono di valorizzare il patrimonio umano facendo veramente sentire risorse gli addetti e aumentando la motivazione e il senso di appartenenza. Il compito della direzione Hr? Non deve partecipare al progetto Intranet, bensì deve attivarlo, guidarlo e gestirlo».

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