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Applicazioni digitali nei servizi tradizionali: meno costi, più efficienza

L’ufficio acquisti moderno non deve limitarsi a chiedere lo sconto ai fornitori ma collaborare per migliorare servizio, efficienza e programmazione

di Pier Michele Sansone * e Federico Pizzuti *

(REUTERS)

4' di lettura

La comunità degli acquisitori ed i professionisti del mondo degli approvvigionamenti in generale considerano “moderno” quel dipartimento in azienda (Ufficio acquisti è termine obsoleto) che, avendo consapevolmente abbandonato la sua funzione esclusivamente amministrativa, riesce oggi a svolgere una costante azione di raccordo funzionale tra le esigenze di business, espresse dalle strutture interne dell’azienda, e il variegato e magmatico mondo dei fornitori. Il cambio di ruolo non ha portato però un cambio di obiettivo, per cui da sempre, tra gli obiettivi primari di un buon ufficio acquisti si elencano sia l’ottenimento immediato di un qualche risparmio sui prezzi (o in maniera più consapevole sul Totale dei Costi) sia il miglioramento del livello qualitativo delle forniture (beni o servizi che siano).

Entrambi gli elementi incidono direttamente e positivamente sul conto economico, riducendo le spese e rendendo l’offerta commerciale sempre più competitiva. Contrariamente a quanto superficialmente si è portati a credere si possono ottenere dei risparmi anche importanti, utilizzando oltre alle metodologie tipiche del procurement (la negoziazione con il fornitore, la competizione costante, etc.etc.) tecnologie innovative nell’ambito della fornitura.

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Servizi anche estremamente “tradizionali” (tipicamente quelli più consolidati e così trasversali da essere presenti in ogni tipo di azienda) possono ottenere benefici dalle nuove tecnologie digitali, producendo in alcuni casi un impatto immediato sui costi diretti (stampare e consegnare un buono pasto a tutti i dipendenti costa di più rispetto all’utilizzo di una applicazione gestionale accessibile dal telefonino) ed effetti positivi su costi indiretti e sulla qualità percepita dagli utenti o dai clienti, attraverso la semplificazione delle attività ripetitive e routinarie ad esempio di uffici amministrativi e tecnici.

Facciamo tre semplici esempi. Il servizio di ristorazione dei dipendenti è sempre stato oggetto di gare al ribasso (è tristemente nota la questione del valore dei buoni pasto!) ma tale approccio - oltretutto adottato su una prestazione notoriamente con bassa marginalità - comporta troppo spesso uno scadimento della qualità offerta e non coglie quelle che potrebbero essere delle vere opportunità di miglioramento. Esistono delle applicazioni sul telefono che permettono ai fruitori del servizio di “ordinare” le portate che desiderano e l’ora a cui intendono recarsi a mensa.

Il dipendente avrà la sensazione di avere un servizio personalizzato di eccellenza e l'impresa appaltatrice otterrà dei minori costi attraverso una migliore programmazione di quantità e tipologie di alimenti, evitando inutili sprechi di risorse. Con un semplice tocco sullo schermo, il sistema potrebbe consentire ai dipendenti di scegliere il menù della settimana successiva, consentendo all’impresa una programmazione di ancor più lungo periodo con innegabili ulteriori vantaggi ad alto impatto economico.

Secondo esempio: pensate alle pulizie di locali tecnici, di uffici e di spazi commerciali aperti al pubblico. Il costo del servizio è dato dalla semplice moltiplicazione costo orario delle risorse per numero di ore necessarie (chiedo scusa a tutti gli addetti del settore per questa evidente esagerazione) e già la semplice introduzione di un minimo livello di robotizzazione, non in sostituzione del personale ma in aggiunta e a supporto di questo, rende ancora più efficace ed efficiente il servizio effettuato.

Ma anche in questo ambito l’utilizzo di specifiche applicazioni di informatica distribuita consente la programmazione più efficace e meno costosa (vedi ad esempio l’eventuale pulizia delle singole stanze/areee in funzione delle giornate di presenza/smart working), nonché la gestione delle variazioni e delle urgenze più immediata. Si è quindi potuto offrire alle proprie risorse (si pensi ai vantaggi per gli addetti alla contabilità amministrativa della commessa) un servizio migliore ottimizzando i costi.

Terzo: nell’ambito della gestione del personale l’utilizzo di un ambiente più smart rispetto ai tradizionali sistemi gestionali centralizzati, permette al dipendente di semplificare alcune routine come la richiesta di ferie/permessi, la comunicazione relativa alla presenza in sede (di nuovo lo smart working), l’invio di moduli e l’esecuzione di procedure aziendali semplici. Il dipendente ha a disposizione, in maniera immediata, un’area personale nella quale trovare tutta la documentazione relativa alla posizione, dai cedolini, al Cud, agli straordinari effettuati, etc.

E l’azienda ha un vantaggio (oltre alla maggiore soddisfazione delle risorse)?
Lato azienda si conseguono certamente dei risparmi evitando la necessità di stampare ed inviare comunicazioni, cedolini ed altro con costi sicuramente superiori e comunque non in linea con le nuove politiche della green economy.

Da quanto descritto si comprende perché sempre più spesso nella partecipazione alle Gare a vario titolo indette, i fornitori siano invitati ad inserire un passaggio relativo ai “servizi aggiuntivi innovativi e migliorativi” che arricchiscano la propria proposta. Le APP in generale sono entrate nell’uso quotidiano tanto nella nostra vita privata quanto nella vita pubblica e l’innovazione tecnologica ha assunto un’ortografia sempre più facile ed accessibile al mondo lavorativo.

Questa nuova abitudine ha anche alimentato la creatività di coloro che cercano nuovi ambiti di utilizzo in settori e comparti merceologici considerati tradizionali e poco permeabili all’evoluzione. L’ufficio acquisti moderno non deve quindi limitare la propria attività a “chiedere” lo sconto dai fornitori ma, di concerto con questi, deve lavorare per migliorare il servizio e collaborare per identificare modalità che consentano al fornitore stesso di incrementare l’efficienza e la programmazione.

Una migliore efficienza e programmazione si traduce in un risparmio che può essere condiviso, in una politica che lascia entrambe le parti vincitrici, e le APP sono divenute, in questo ambito, un elemento da cui non è possibile prescindere. Un ufficio acquisti moderno deve lavorare su uno specifico servizio non solo al momento in cui si deve assegnare la fornitura ma, attraverso il contatto costante con i fornitori, raccogliere informazioni, idee e novità da condividere con l’area tecnica richiedente, per arrivare al momento della “gara” preparato a sfruttare tutte le opportunità offerte dal mercato.

* Category Specialist Facility TheProcuremen

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