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Aste inverse per gli acquisti, strumento potente da maneggiare con cura

I benefici principali riscontrati dalle aziende che le utilizzano sono di varia natura, ma riconducibili alla riduzione dei costi di acquisto, riduzione dei costi di processo e razionalizzazione della gestione

di Giampiero Volpi *

6 luglio 2023

4' di lettura

Nel panorama del mondo economico la pratica degli acquisti gioca un ruolo sempre più strategico per le aziende; non gode della popolarità di altre attività come vendite e marketing, ma muove un’ingente mole di denaro per acquistare indispensabili beni e servizi che permettono all'impresa di realizzare i suoi obiettivi di business.

La digitalizzazione, a partire dai primi anni 2000, ha arricchito e potenziato la cassetta degli strumenti di lavoro degli uffici acquisti, offrendo una più ampia possibilità di scelta per dare risposte efficaci a mercati in continuo cambiamento e a un clima di instabilità che genera in modo imprevisto rischi e opportunità.

La scelta dello strumento di negoziazione da impiegare in un evento di acquisto dipende da molte variabili: categoria merceologica, volumi, importi economici, criticità e rilevanza, contingenze del mercato. Alcuni esempi. La pratica del “catalogo” è applicata prevalentemente all'acquisto ricorrente di commodity o di beni altamente standardizzati. Per acquisti più rilevanti si può ricorrere alla pratica della “richiesta di offerta”, riservandosi la libertà di applicare propri criteri di valutazione e aggiudicazione. Per acquisti critici, dove è fondamentale salvaguardare la fiducia reciproca nella relazione tra cliente e fornitore, si può ricorrere alla categoria delle “gare”, dove i criteri di valutazione e aggiudicazione sono condivisi fin dall’inizio.

Forniture distribuite nel tempo secondo una schedulazione precisa di date e volumi, trovano soluzione nei “contratto quadro”, con terms&conditions negoziate all’inizio ed esecuzione sottoposta a sistematico controllo per garantirne il rispetto delle clausole. Qui vogliamo prendere in considerazione una pratica di acquisto, non la più applicata, ma sicuramente meritevole di attenzione: le “aste online inverse”. Sono procedimenti che prevedono la presentazione ripetitiva in tempo reale di offerte di fornitura competitive; sono basate sul principio del ribasso, dove l'acquirente vuole acquistare al minor prezzo, a differenza dalle più note aste al rialzo, dove il battitore cerca di aggiudicare al valore più alto.

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I benefici principali riscontrati dalle aziende che le utilizzano sono di varia natura, ma riconducibili a tre categorie principali: riduzione dei costi di acquisto, riduzione dei costi di processo e razionalizzazione della gestione. Si pensi, per esempio, alla possibilità di abbattere i tempi di comunicazione interagendo contemporaneamente, nello stesso momento e dallo stesso luogo, con una rete di fornitori dislocati in ogni parte del mondo. Si stima che si possa risparmiare, tra costi gestionali e di approvvigionamento, un 15-20% rispetto a metodi tradizionali. Qui si vuole solo evidenziare alcuni aspetti basilari, frutto dell'esperienza di casi reali, da tenere in conto per portare a termine con successo un'asta.

Perché un'asta online e come manovrarla? È fondamentale fare sinergia tra strumenti e competenze. A fronte di un nuovo evento di acquisto, soprattutto quando questo riguarda prodotti innovativi, il buyer deve progettare un percorso, prima di tipo conoscitivo e poi di tipo operativo, combinando efficacemente gli strumenti informatici con le proprie competenze di procurement.

Nella prima fase il buyer deve acquisire un'adeguata conoscenza del contesto di approvvigionamento. Con lo strumento della “richiesta di informazioni”, da configurare con domande appropriate, può raccogliere dai propri fornitori informazioni quali caratteristiche salienti dei prodotti, disponibilità, prezzi correnti, situazioni contingenti quali la necessità di smaltimento di scorte e la saturazione della capacità produttiva del mercato.

Successivamente, sulla base delle informazioni acquisite, usando lo strumento della “richiesta di offerta”, può inserire i prodotti da acquistare in un listino strutturato, da sottoporre ai fornitori per chiederne ufficialmente le quotazioni. I dati ottenuti possono essere considerati come prezzi realistici che i fornitori sono disposti a praticare, usabili per definire una solida base d'asta per la fase successiva.

Il buyer può ora entrare nella fase più operativa, attivando lo strumento dell”asta online”. I fornitori scelti saranno invitati a una seduta telematica di durata prefissata per presentare da remoto, in tempo reale e in modo competitivo e riservato, le loro offerte al ribasso a partire dalla base d'asta. È il momento in cui il buyer, capitalizzando sulla base di conoscenza costruita nella prima fase e sulla propria esperienza, fa le scelte strategiche per impostare la configurazione di asta più adatta ed efficace al contesto del suo acquisto.

Citiamo come esempio, una leva che spesso si rivela come determinante sull'esito dell'asta: la visibilità dei fornitori durante l'esecuzione online. Dare a ogni fornitore la visibilità sulla propria posizione corrente in graduatoria, quando si ritiene opportuno favorire la competizione prevedendo un contesto numeroso ed equilibrato di fornitori in grado di vincere; oppure eliminare ogni visibilità (asta cieca) per incoraggiare ad osare quando si prevede uno scarso livello di competizione.

Alla conclusione dell'asta online, il buyer ha un compito molto delicato: analizzare l'offerta che si è rivelata vincente per valutarne la solidità, soprattutto se risulta molto più bassa rispetto al budget di acquisto preventivato. Un semplice indicatore preliminare rilevabile subito è il pattern dell'andamento delle offerte. Un'offerta vincente frutto di pochi significativi e decisi ribassi può generalmente denotare un'offerta sostenibile; un'offerta vincente frutto di una competizione particolarmente aggressiva può evidenziare un'assoluta determinazione ad aggiudicarsi l'asta. È bene che il buyer, prima di aggiudicare, proceda a un audit, per non rischiare di trasformare un accurato procedimento di acquisto in una fornitura che può rivelarsi insostenibile.

* Strategic Business Analyst - Niuma