Come relazionarsi da remoto con le controparti asiatiche: 5 regole + 4 tricks

Con la Cina “sigillata” agli stranieri, per chiunque abbia a che fare con il Far East è difficile interfacciarsi, fidarsi o anche spiegarsi in video

di Alfonso Emanuele de León *

9 novembre 2022

4' di lettura

In tempi di Covid, con i viaggi di lavoro limitatissimi, e la Cina ermeticamente sigillata agli stranieri, per chiunque abbia a che fare con il Far East sta diventando realmente difficile interfacciarsi, fidarsi o anche spiegarsi via zoom con la controparte asiatica. Ecco allora cinque regole o reminder su cosa fare e non fare. Ed in coda quattro piccoli tricks.

1. Rispettare la gerarchia. La maggior parte delle società asiatiche sono basate sul sistema sociale del confucianesimo, nel quale vige un grande rispetto per anziani che esteso al mondo aziendale significa rispetto per la gerarchia. La conseguenza è che nelle riunioni è sempre la persona più senior a parlare. E a poco serve interpellare i manager se nella zoom è presente il loro superiore, anzi dirigersi direttamente a loro potrebbe essere percepito come una mancanza di rispetto nei confronti del manager. Quindi occorre sempre rivolgersi alla persona più senior presente e lasciare che sia lui ad interpellare i collaboratori.

2. Le riunioni non sono il luogo dove necessariamente si prendono tutte le decisioni. Come avevamo già in precedenza trattato, molto spesso in Asia le riunioni non sono il luogo dove si prendono le decisioni, ma la cerimonia dove queste vengono sancite. Il vero luogo decisionale sono i meeting individuali di preparazione, spesso anche informali. Ma come fare questo in tempi di zoom? In realtà bastano delle mini riunioni preparatorie one to one nelle quali gli asiatici tendono ad aprirsi maggiormente. Vi racconto un episodio molto recente. A seguito di una recente riunione in zoom che ci aveva lasciati tutti perplessi in Italia, chiamando personalmente uno dei referenti del team cinese ho scoperto che questi aveva appena dato le dimissioni ed il team locale non voleva rivelarcelo, e per prendere tempo aveva messo in discussione la strategia generale del Paese. Senza questa telefonata individuale saremmo rimasti ancora ad oggi a chiederci cosa stesse succedendo nella filiale cinese, mentre una conversazione in confidenza ci ha dato la chiave di lettura della situazione.

3. Costruzione della relazione e della fiducia. Ovviamente gli asiatici si aprono se si è precedentemente investito nella relazione e nella costruzione della fiducia, quindi è importante continuare a coltivare tutto questo individualmente, anche a distanza. Non si può andare a bere assieme al Bund di Shanghai, ma in mancanza di meglio multiple conversazioni individuali possono aiutare molto a leggere il behind the scenes e comprendere il contesto, come accaduto nell’esempio precedente.

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4. L’importanza della “faccia” ed usare lo humor “cum grano salis”. Lo menzionavamo in un precedente articolo. In Asia fare una brutta figura è un grande problema. Farlo di fronte ai collaboratori è quasi una tragedia. Quindi bisogna stare molto attenti quando non si è d’accordo e quando si corregge qualcuno, soprattutto se fatto in una riunione con più persone. E mai, davvero mai, correggere un capo di fronte ai suoi collaboratori.E per questo l’uso dello humour deve essere soppesato con grande attenzione. In primo luogo non è molto consueto che venga utilizzato nelle riunioni in Asia e quindi va realmente dosato con parsimonia. In secondo luogo fare attenzione che lo humour non sia diretto alle persone, per il rischio di fare loro “perdere la faccia”. Prendere in giro un asiatico, anche se bonariamente, di fronte ai collaboratori significa essersi giocati la persona, che per sempre manterrà un risentimento nei nostri confronti. Da ultimo, l’insidia dell'auto-ironia. Nonostante fare auto-ironia sia molto comune in occidente, soprattutto nei paesi anglosassoni, dagli asiatici viene percepita come una perdita di faccia verso sé stessi, che ancora si più lascerà perplessi gli interlocutori locali. Meglio evitare.

5. Watch your body behaviour. In due anni di Covidzoom credo che se ne siano viste di tutti colori di cose che le persone facevano durante le call pensando di non essere osservati. In Asia questo è ancora più importante. Gli asiatici sono stati programmati fin da piccolissimi ad essere reggimentati a scuola, con un ferreo sistema di disciplina e a mantenere sempre la massima compostezza in qualsiasi situazione, ed aspettarsi lo stesso dalla controparte. Atteggiamenti distratti o anche un po’ infomali verranno presi come mancanza di interesse e di serietà.

E per finire, ecco quattro piccoli tricks:

1. No politics please. Con le relazioni Usa-Cina ai minimi storici dal 1979, per evitare maggiori guai meglio stare alla larga dai temi politici.

2. Facebook, Instagram, Wechat, Google e Twitter sono banditi in Cina quindi non serve menzionarli. Piuttosto prepararsi e menzionare gli equivalenti cinesi: Wechat, Weibo, Xiao Hong Shu, Baidu.

3. Piccolo consiglio per guadagnarsi la stima dei colleghi cinesi, ed il modo più veloce in assoluto per comunicare ed ottenere risposte da loro: aprite un account sulla app Wechat, che tra le tante funzionalità è il loro Whatsapp e l’unico modo con cui ormai comunicano tra di loro.

4. La Cina non ha l’ora legale, quindi in una parte dell’anno è 6 ore avanti a noi (l’attuale), in un’altra 7 ore. È indispensabile ricordarlo quando si fissano calls, raddoppiando l’attenzione nelle settimane in cui da noi cambia l’ora!

E come sempre, Go East!

* Deputy Ceo di Beautynova e partner presso FA Hong Kong Consulting

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