Controllo dei costi e rischi ridotti: l'automazione dei processi inizia da una gestione documentale efficace

La digital transformation, il cambiamento derivante dalla completa rivisitazione dei processi e della proposizione di business delle aziende, è l'ambito di maggiore oggetto di sollecitazione delle imprese negli ultimi anni.
Da un lato il Covid ha comportato un ripensamento complessivo degli strumenti – e dell'organizzazione – per garantire al business continuità e migliore capacità di adattamento alle rapide evoluzioni di contesto; non solo dunque per l'emergenza sanitaria, ma per affrontare scenari nuovi, rapidi e improvvisi. Dall'altro la successiva e più recente crisi energetica e le spinte verso la sostenibilità ambientale hanno portato ad una maggiore attenzione a tutti gli ambiti di risparmio: sulla bolletta ma anche sui materiali.
Infine, il cambiamento tecnologico - già in essere, a dire il vero, da qualche anno - comporta una spinta verso una automazione industriale sempre più spinta, etichettata spesso come hyper automation. E, sottostante a questa, si trovano efficientamento di attività controllo di costi e anche, più recentemente, riduzione della catena di fornitura.

Ridurre i rischi, non solo i costi
In particolare, quest'ultima motivazione è diventata più presente con il palesarsi dei limiti della globalizzazione spinta e senza controllo, e con i rischi che l'instabilità politica che attraversa le diverse aree geografiche comporta: avere un maggiore grip sui processi, anche di quelli che non sembrano a prima vista centrali, implica anche la necessità di un controllo più diretto delle attività in appalto e subappalto a terzi. E meglio ancora se queste sono riportate all'interno della struttura aziendale stessa.
L'automazione spinta dei processi aziendali permette dunque sia la riduzione dei costi (liberando risorse occupate su attività ripetitive a scarso valore aggiunto verso impieghi con maggiore produttività), sia una migliore efficienza ed efficacia, sia infine minori rischi operativi.

La gestione documentale si candida per essere il punto di partenza
Tra le attività che ancora oggi possono essere oggetto di forte automazione vi sono quelle relative ai processi di gestione documentale, dematerializzate solo parzialmente e solamente – purtroppo – a causa delle spinte normative; basti pensare a questo proposito all'effetto dell'introduzione della fatturazione elettronica, che ha stravolto nel volgere di pochi anni abitudine consolidate da decenni. Ma il processo è irreversibile e i benefici, a tendere, enormi: sicurezza nell'archiviazione, semplicità d'uso, impostazione di workflow tracciati che rispondono alle regole di compliance, rapida flessibilità e adattamento dei processi alle strutture organizzative e alle normative in mutamento.

I costi operativi da tagliare per migliorare la competitività
Per non parlare dei costi delle materie prime: l'utilizzo della carta è ancora indispensabile, poiché è un supporto pratico e durevole per la gestione delle informazioni. Tuttavia è un bene che va curato con responsabilità, sia nella scelta dei prodotti (da materiale riciclato o proveniente da foreste sostenibili certificate, ad esempio) che nell'utilizzo. Anche dal lato dei costi, secondo Eurostat, è tra i beni aumentati di più: nell'Unione se a maggio l'indice dei prezzi tendenziale (cioè, calcolato sullo stesso mese dell'anno precedente) generale era del 7,1%, quello dei prodotti in carta è molto più del doppio, a 15,5% ma con incrementi di oltre il 20% nei primi mesi dell'anno.

Kyocera Document Solutions, leader del document management
L'ingegnerizzazione dei processi di gestione documentale, unita alla volatilità delle nuove procedure di lavoro - due importanti richieste che il mercato oggi impone a ogni struttura aziendale - è il core business dell'impegno di Kyocera Document Solutions, con un ruolo leader nelle fasi di trasformazione delle economie di organizzazione. Le sfide imposte dai cambiamenti sono l'inesauribile forza motrice che ha portato l'azienda ad essere player di riferimento per il mondo delle aziende nella gestione dei flussi documentali.
Kyocera Document Solutions è in grado di offrire ad aziende di ogni dimensione le migliori soluzioni integrate per il document management . Dalla strutturazione dei flussi di lavoro e l'automazione dei processi, alla gestione di path di autorizzazioni per la sicurezza delle informazioni fino allo sviluppo di flussi personalizzati per le esigenze di diversi settori, quale quello delle Risorse Umane.

Kyocera Document Solutions offre ai propri clienti le migliori soluzioni DMS (Document Management System), che consentono di archiviare, gestire e tracciare in totale sicurezza ogni tipo di documento e file, con un impatto rilevante in termini di efficienza, riduzione dei costi, sicurezza delle procedure e riservatezza nell'uso delle informazioni. Con una scelta che può essere in modalità Cloud e On Premise, queste soluzioni supportano da una parte il lavoro ibrido abilitando la condivisone in sicurezza e l'interoperabilità aziendale, dall'altro garantiscono il massimo controllo e personalizzazione dei processi.

La digital transformation, in concreto
La trasformazione digitale guida il miglioramento della gestione documentale anche in Cloud rendendo agili tutti i processi del lavoro ibrido e assicurando continuità di business grazie all'equilibrio fra uffici e luoghi remoti. Affidarsi al Cloud significa accelerare la collaborazione, offrendo infinite possibilità di archiviazione a costi ridotti.
I processi documentali possono essere gestiti con prodotti Kyocera specificamente pensati per la piccola e media impresa, con soluzioni “On Premise” adatte alle grandi aziende oppure affiancando l'agilità e l'efficienza di una soluzione Cloud come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) a soluzioni di Enterprise Content Management di terze parti.

I vantaggi di Kyocera Cloud Information Manager
KCIM è una piattaforma di content service in Cloud pensata per le piccole e medie imprese con necessità di gestione delle operazioni di archiviazione, ricerca e indicizzazione dei documenti, classificati e sempre a disposizione in un archivio digitale on line sicuro (sicurezza avanzata, accesso controllato ai dati e utilizzo sicuro in remoto sono i cardini della soluzione). La ricerca delle migliori soluzioni per il cliente finale è anche motivo di soddisfazione per i dipendenti di quelle piccole e medie imprese in cui lavorare con tecnologie e sistemi efficienti migliora i processi, e quindi la qualità delle dinamiche di ogni attività interna.
A tutto questo si aggiunge l'attenzione e il potenziamento di un servizio post-vendita pensato per essere sempre più efficiente e proattivo e realmente mirato a sostenere il cliente in tutte le sue necessità, a sostegno delle scelte fatte durante i processi di trasformazione aziendale.
Il futuro della gestione dei processi aziendali è nel presente dei prodotti creati da Kyocera Document Solutions. Strumenti che consentono alle aziende di ogni dimensione di pianificare un futuro di crescita in base alle proprie esigenze e all'evoluzione delle caratteristiche dei mercati nei quali operano, in una logica che premia sicurezza dei processi e accessibilità delle informazioni anche da remoto e garantisce l'efficienza operativa attraverso una piattaforma di soluzioni scalabili.

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