Innovazione

Così l’effetto Covid ha accelerato la digitalizzazione delle università

L’analisi nel Progetto Good Practices del Politecnico di Milano:gli atenei hanno saputo cogliere la fase emergenziale come acceleratore di processi di innovazione in corso

di Tommaso Agasisti* e Marco degli Esposti**

(Sashkin - stock.adobe.com)

4' di lettura

L'emergenza legata al Covid ha accelerato in modo significativo il processo di digitalizzazione delle università italiane. L'aspetto più evidente del ricorso sistematico alle tecnologie è legato alla didattica: durante il lockdown, tutte le attività formative sono state svolte online, e tutt'ora nella maggioranza degli atenei si fa ricorso ad una didattica ibrida e a strumenti tecnologici a supporto delle lezioni tradizionali. Una dimensione più trascurata dal dibattito e dall'analisi è quella relativa alla trasformazione digitale dei servizi amministrativi delle università.

I processi amministrativi

Di pari passo con l'uso più intenso dello smart working (anche dopo l'apice della crisi pandemica e dei lockdown) si è creata la necessità di ripensare e re-ingegnerizzare i processi amministrativi delle università, per poter permettere un loro supporto più adeguato con gli strumenti digitali. Questo tema è stato oggetto di uno degli approfondimenti del Progetto Good Practices del Politecnico di Milano, che ogni anno si pone l'obiettivo di comparare efficienza (costi) ed efficacia (soddisfazione e tempi) dei servizi amministrativi degli atenei aderenti al progetto stesso – quest'anno, 40 istituzioni che rappresentano oltre il 75% degli studenti delle università statali. Uno dei Laboratori dell'edizione 2021 del progetto è stato proprio dedicato all'analisi del grado di digitalizzazione dei servizi amministrativi. In particolare, ai 30 atenei che hanno partecipato al Laboratorio è stato chiesto di indicare il livello di digitalizzazione dei propri servizi amministrativi su una scala da 1 (per nulla digitalizzato) a 7 (completamente digitalizzato).

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L’analisi

L'analisi ha riguardato 53 servizi suddivisi in 5 macro-aree di servizio: supporto alla didattica, amministrazione, supporto alla ricerca, gestione delle infrastrutture e sistema bibliotecario. Per ciascuno dei 53 servizi, è stato distinto il grado di digitalizzazione legato all'utilizzo di software e app specifiche per lo svolgimento delle funzioni proprie del servizio da quello riguardante, invece, l'utilizzo di piattaforme digitali per la comunicazione (Microsoft Teams, Zoom, ecc.). Infine, sempre per ciascun servizio – e per ciascuna delle due tipologie di digitalizzazione – è stato rilevato il grado di supporto digitale per il periodo pre, durante e post Covid; quest'ultimo, da interpretarsi come aspettativa per il prossimo futuro.

I risultati

I risultati della survey (che è stata compilata dai singoli responsabili di servizio di ciascun ateneo) sono estremamente interessanti e sintetizzati nella tabella 1. Alcuni messaggi chiave possono essere derivati dal quadro che, da tali risultati, emerge con chiarezza. Nel periodo antecedente alla pandemia il ricorso a strumenti di comunicazione digitale era quasi completamente inesistente (per nessuna macro-area, maggiore di 2 su 7). Durante la pandemia, vi è stato un ricorso massivo alla tecnologia per comunicare tra colleghi (a seconda delle macro-aree, da 4,9 a 5,5 su 7), ed è verosimile pensare che tale fattore abbia giocato positivamente a favore di una migliore efficienza dei servizi. Tuttavia, l'intenzione dei responsabili dei servizi è di tornare ad una modalità di comunicazione più basata sull'interazione personale che non sulla mediazione della tecnologia, mantenendo tuttavia un ricorso significativo al nuovo metodo: i punteggi assegnati al periodo post-pandemia sono più bassi di quelli durante essa, ma più alti del periodo pre-pandemia (superiori a 4, in confronto a inferiori a 2 – sempre su 7). Il grado di digitalizzazione pre, durante e post pandemia non sembra mostrare differenze significative tra le diverse tipologie di servizi e le diverse macro-aree.

Software e app specifici

Una storia molto diversa emerge guardando ai dati su software e app specifici per supportare lo svolgimento delle attività proprie dei servizi. Anzitutto, tali strumenti digitali erano utilizzati in modo molto più significativo prima della pandemia, con un punteggio medio da 4,0 a 4,7 (su 7) con l'unica eccezione dei servizi a supporto della ricerca (3,0 su 7). Durante la pandemia, tutte e cinque le macro-aree di servizio hanno sperimentato un aumento significativo del grado di digitalizzazione, nell'ordine di 1,0 punti su 7 – portando il livello medio di digitalizzazione in un intervallo tra 3,9 a 5,4 (su 7), a seconda dei diversi insiemi di servizio. Tale aumento del livello di digitalizzazione è atteso rimanere e consolidarsi nel periodo post-pandemico, non osservandosi diminuzioni dei punteggi assegnati dai responsabili di servizio in relazione all'utilizzo futuro dei software e delle app specifiche. È interessante osservare che le due macro-aree più supportate dalla digitalizzazione sono (sia prima che durante la pandemia) la gestione delle infrastrutture e delle biblioteche, mentre i servizi di supporto alla ricerca risultano essere i meno coinvolti dalla trasformazione digitale. La ricognizione realizzata in questa ricerca attesta che le università hanno investito nel tempo sulla digitalizzazione dei servizi e che questa attenzione all'innovazione ha saputo coniugare sia la dimensione tecnologica che quella organizzativa. Proprio partendo da questa base, gli atenei hanno saputo cogliere la fase emergenziale come un acceleratore di processi di innovazione in corso. Le principali implicazioni di policy per il settore universitario, che possono essere derivate dalla lettura di questi dati, sono due. Anzitutto, vi è ancora un ampio margine per promuovere una maggiore digitalizzazione dei servizi amministrativi di supporto. Sebbene il processo sia avviato – e tracce di trasformazione digitale possano essere osservate anche nel periodo pre-pandemia – vi è ancora spazio per il ricorso alla tecnologia, soprattutto nell'area dei servizi di supporto alla ricerca. Un'ulteriore spinta alla digitalizzazione dovrebbe condurre a miglioramenti di efficienza, che potrebbero liberare risorse umane e finanziarie da destinare ad investimenti più produttivi per la ricerca e la didattica. Il secondo tema riguarda la relazione tra diffusione dello smart working e utilizzo della tecnologia nei diversi servizi. Le università sono tra le amministrazioni pubbliche che, più di altre, intendono sperimentare forme più virtuose e produttive di lavoro agile.

IL GRADO DI DIGITALIZZAZIONE DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI DELLE UNIVERSITÀ ITALIANE, PER MACRO-AREA DI SERVIZIO
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Valorizzare al meglio le opportunità

Tuttavia, per poter valorizzare al meglio le opportunità offerte dal lavoro agile occorre accompagnare a tale processo anche un'adeguata digitalizzazione dei processi di lavoro. Dalla sapiente combinazione di questi due fattori (flessibilità delle forme di lavoro e supporto digitale ai servizi amministrativi) possono derivare aumenti di produttività e miglioramenti dell'efficacia dei servizi. Questa è, a parere di chi scrive, una grande opportunità per esemplificare un passo nella direzione di una amministrazione pubblica più moderna e rispondente ai cambiamenti che stanno investendo la nostra società.

* Politecnico di Milano
** Coordinatore della tematica Icte processi interni del CoDAU

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