Interventi

Digitalizzazione e automazione dei processi HR nel post Covid

di Innocenzo Casanova


3' di lettura

Di recente, le aziende hanno dovuto affrontare sfide senza precedenti. Le profonde modifiche legislative in materia di gestione del personale e i problemi tecnici legati alla gestione da remoto dei dipendenti durante il lockdown, hanno messo in luce come certe società non siano ancora dotate dei giusti strumenti per affrontare quella che oramai non è più un'eccezione ma una prassi.
Tre sono essenzialmente le cose che le aziende possono fare per ottimizzare la gestione del personale sia dal punto amministrativo sia organizzativo: sfruttare l'automazione, che garantisce il pagamento puntuale dei dipendenti, riducendo le risorse dedicate ad attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo; aumentate la digitalizzazione: digitalizzare i processi che richiedono moduli cartacei tramite flussi di lavoro elettronici e automazione intelligente; semplificare l'interfaccia utente scegliendo una piattaforma intuitiva e compatibile con i dispositivi mobili, in modo che i dipendenti possano accedere in modo semplice al loro dati direttamente da smartphone e pc.
Il modo in cui lavoriamo sta cambiando, ad esempio il 44% dei datori di lavoro si è dotato di politiche ufficiali per il lavoro flessibile (dato in aumento rispetto al 24% pre-COVID-19. Fonte: “WorkforceView 2020”, ADP). La gestione del personale deve adattarsi a questo nuovo scenario e individuare modalità operative più semplici, moderne ed eque. I responsabili del reparto finanza e HR stanno già pianificando il modo in cui l'azienda affronterà la recessione globale che purtroppo ci si aspetta dopo questo ennesimo lockdown: aggiornare le tecnologie, ridurre i rischi e automatizzare le attività sono solo alcune delle iniziative che, da tempo, si stanno intraprendendo nell'ambito.
Le organizzazioni profondamente digitalizzate hanno ottenuto una notevole efficienza in termini di costi e vantaggi di produttività durante il periodo della pandemia. Nell'emergente economia, le organizzazioni incapaci di risolvere i problemi legati a elementi come ad esempio la complessità dei processi di gestione dei payroll, il carico dell'amministrazione finanziaria, il caos dei fogli di calcolo, le carenze di visibilità della gestione del capitale umano, resteranno vulnerabili e a rischio.
Per cercare di trarre da questa tragedia per lo meno un'opportunità di miglioramento, occorre definire degli obiettivi di crescita innovativa. Un elevato livello di processi ancora manuali ha reso difficile, o in alcuni casi impossibile, l'adattamento del team HR allo smart working; ciò significa che si ha ancora un basso livello di automazione. I dipendenti addetti ai payroll che lavorano su grandi volumi di documentazione cartacea, hanno incontrato più difficoltà nello svolgere il proprio lavoro da remoto (scarsa digitalizzazione). I team che dipendono da una sola persona hanno faticato a tenere il passo con la crescente mole di lavoro e la mancanza di un'adeguata documentazione in formato elettronico ha ostacolato chi voleva fornire assistenza. Anche i dati non armonizzati e di bassa qualità hanno impedito la creazione di report tempestivi, rallentando il processo decisionale delle aziende in un momento così critico (scarsa qualità dei dati). Inoltre, le organizzazioni prive di processi standard per la ricezione e attuazione delle modifiche normative sono state maggiormente esposte al rischio di violazioni.
Deloitte descrive questo percorso nel recente documento “Cost resilience amid and after COVID-19”: per affrontare una nuova crisi, come la pandemia di COVID-19, le aziende devono adeguare rapidamente i propri modelli di costo basandosi su un business agile e scalabile che comprenda l'ottimizzazione del flusso delle risorse verso aree di importanza strategica, la riduzione del livello delle inefficienze, la riduzione al minimo degli effetti della debolezza organizzativa, la diminuzione del lavoro e dei costi dedicati alle attività non strategiche.

Innocenzo Casanova è head of operations ADP Italia

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