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Eventi in presenza, digitali e green

Dopo due anni di pandemia, gli studi organizzano di nuovo incontri dal vivo. Non è però possibile tornare al passato: occorre utilizzare la tecnologia per favorire anche la partecipazione da remoto e fare attenzione al tema della sostenibilità

di Isabella Fusillo

Collegamenti in streaming anche se l'evento è in presenza

3' di lettura

Con la pandemia uscita dalla fase di emergenza e con la rimozione pressoché totale delle restrizioni da distanziamento sociale, gli studi professionali si riappropriano di uno strumento cardine della comunicazione e del marketing: gli eventi. Dopo due anni di webinar, tavole rotonde virtuali e incontri digitali, nei quali si è spesso commesso l’errore di replicare tecniche e modalità degli incontri in presenza, ora i professionisti sono pronti per cambiare passo. Un ritorno alla normalità che però non può prescindere dai due anni appena trascorsi. Non è possibile riavvolgere il nastro fino allo status quo ante, ma occorre cercare un nuovo equilibrio, che tenga conto della tecnologia, entrata a gamba tesa anche negli eventi, dell’importanza dei temi ambientali e del risparmio energetico, della gestione del tempo e del bilanciamento fra vita personale e professionale.

È quindi un errore organizzare un evento come se la pandemia non ci fosse mai stata. Innanzitutto, non è più possibile sottrarsi alla tecnologia, quindi è giunto il momento di servirsene come un mezzo, e non più come un fine, per una migliore riuscita dell’evento: i collegamenti e le tecnologie digitali, adottate nei cosiddetti eventi ibridi, che affiancano all’esperienza in presenza anche l’uso di strumenti tecnologici, permetteranno di allargare la platea dei relatori e dei partecipanti, aggiungendo alla scaletta dell’incontro dinamicità e modernità. Inoltre, la modalità ibrida permette di ampliare il pubblico di riferimento e il panel dei relatori, rendendo partecipi persone fisicamente lontane dal luogo in cui si svolge un evento.

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Il recente passato digitale, che ci ha resi tutti più propensi e avvezzi all’uso di piattaforme video, ci ha anche insegnato che alcuni incontri ed eventi non finiscono con la loro chiusura ma, che ad esempio, possono essere registrati e diffusi – previo accordo su privacy e contenuti – come follow up o come strumento di partecipazione, almeno parziale, per quanti non hanno potuto presenziare di persona. La ricaduta in termini di comunicazione, quando un evento viene registrato e diffuso da uno studio e dai suoi professionisti, è ancora maggiore se la registrazione viene montata eliminando tempi morti, inserendo il logo dello studio, o con interventi brandizzati da parte dei professionisti, in modo da rendere un’esperienza anche la visione a posteriori della registrazione.

Un altro lascito della pandemia, dal quale non si può prescindere, riguarda i tempi e i modi degli interventi, ad esempio, di un convegno o tavola rotonda in presenza: due anni di collegamenti da remoto hanno abbassato la capacità di seguire interventi lunghi. Non è possibile ignorare questo fattore e quindi, anche negli eventi in presenza, è bene contenere la durata dell’intero incontro e dei singoli interventi dei relatori. Se i temi da affrontare, come spesso accade negli eventi organizzati da e con studi professionali, sono complessi, è meglio favorire la molteplicità di interventi brevi con scambi di opinioni fra relatori, possibilmente regolati da un moderatore, ed è necessario prevedere uno o più momenti dedicati alle domande dal pubblico, che non è più possibile immaginare come passivo e silente.

Oltre al tema del “quanto a lungo” possa e debba durare un evento nell’era (quasi) post pandemica, è necessario porsi la domanda di quando, cioè in che momento della settimana e della giornata, sia più indicato organizzare un evento. Non esiste una regola unica poiché bisogna tenere conto del contesto e delle abitudini nel quale l’evento viene organizzato e degli scopi che si vogliono perseguire. Se ad esempio, prima della pandemia, erano da evitare i giorni iniziali della settimana lavorativa (più oberati da carichi di lavoro) e il venerdì (giorno in cui si cerca anche di conciliare impegni personali e familiari), oggi si deve anche tenere conto del fatto che lunedì e venerdì sono, in molte organizzazioni, giornate lavorative in smart working ed è quindi meno agevole partecipare in presenza agli eventi.

Infine, occorre considerare che la pandemia ha accentuato l’attenzione e la sensibilità verso i temi dell’impatto ambientale e della sostenibilità. Oggi essere green è la regola ed è necessario prestare attenzione alla sostenibilità, alla scelta delle materie prime e all’uso di materiali compostabili (in caso di servizi di catering accessori all’evento), al risparmio energetico e alla riduzione di ogni forma di spreco.

Del resto, gli eventi sono esperienze pensate per la condivisone – che si tratti di aggiornamenti e contenuti professionali o di intrattenimento e networking – e non possono prescindere dal vissuto personale e collettivo degli ultimi due anni.

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