Funzione e obiettivi del Procurement per commessa
Il Procurement per commessa è un’attività complessa, ha obiettivi strategici, è caratterizzato dal bisogno di elevate professionalità spesso molto differenziate, prevede rilevanti volumi economici e la presenza di numerosi attori
di Marco Rodella *
4' di lettura
I processi di approvvigionamento di un’impresa hanno un vasto spettro di attuazione: acquisti di commodity attraverso procedure di catalogo o di marketplace, acquisti di beni strategici attraverso pratiche di collaborazione con i fornitori, acquisto di materie prime attraverso contratti complessi con accordi a medio o lungo termine.
Il processo del Procurement per Commessa si colloca nella categoria delle attività complesse; ha obiettivi strategici, è generalmente caratterizzato dal bisogno di elevate professionalità spesso molto differenziate, prevede rilevanti volumi economici e la presenza di numerosi attori.
Si identificano come attività su Commessa tutte le attività (progettazione, forniture e lavori) necessari alla realizzazione di una specifica opera o impianto di produzione ove un Soggetto Realizzatore (società, consorzio, Joint venture ecc.) a fronte di un bando di gara (Tender) redige una proposta tecnico contrattuale che, qualora accettata dalla controparte (Ente Pubblico o Ente Privato o Società) normalmente identificato come Cliente o Main Client, autorizza il Soggetto Realizzatore (Contractor) all'esecuzione o realizzazione di uno specifico progetto che convenzionalmente viene identificato come Commessa.
I contractor sono generalmente grandi imprese che operano a livello internazionale. Tra i principali Contractors italiani che sistematicamente operano “su commessa”, al momento possiamo annoverare Webuild, Itinera, Tecnimont, Saipem. Ma ci sono molte altre società italiana di medie dimensioni che operano in questo ruolo, tra cui Pizzarotti, Ghella, CMB, Strabag.
In molti progetti, soprattutto a fronte della realizzazione di grandi opere, è necessario coinvolgere diverse imprese, aumentando la complessità organizzativa, contrattuale e di governance. Quando i finanziamenti o i rischi (contingency) sono così elevati da non poter essere affrontati da un unico Soggetto Realizzatore, più società operano congiuntamente con soluzioni contrattuali (consorzi, raggruppamenti, Joint venture, ecc.) mettendo a fattor comune le proprie esperienze e risorse. Questo tipo di collaborazione strategica è molto ricorrente nei grandi contratti internazionali e prevede quasi sempre anche il supporto e la partecipazione al raggruppamento di società legate o presenti sul territorio ove il progetto deve essere eseguito.
La complessità cresce ulteriormente nei casi ove il Soggetto Realizzatore debba provvedere, aspetto strategico e determinante per il successo di una Commessa, all'esecuzione della progettazione dell’opera, impianto o lavoro e non abbia a disposizione sufficienti o adeguate risorse interne per tale esecuzione.
È consuetudine ricorrere a studi o società di progettazione esterne che normalmente assumono fin dalla fase di offerta (bidding) il ruolo di Progettista designato. Queste società o studi usualmente operano sul tema della progettazione durante la fase di gara (Tender), ma anche nell'esecuzione della progettazione. È ricorrente l'introduzione di bonus economici a favore del Progettista designato, qualora durante la fase esecutiva individui o proponga soluzioni tecniche o operative che portino vantaggi economici al Soggetto Realizzatore.
Il processo del Procurement per Commessa è di norma caratterizzato da acquisti di prodotti, componenti, sistemi o servizi specifici, unici per caratteristiche tecniche e quasi sempre realizzati “ad hoc” essendo destinati ad una specifica necessità tecnica o progettuale non necessariamente replicabile in futuro.
La funzione di Procurement deve quindi dedicare una particolare attenzione ai costi (rispetto dei budget) che ha contribuito a determinare e finalizzare già nella fase di offerta. Inoltre, deve rispettare scrupolosamente il “Procurement Plan”, documento che identifica i beni o servizi da approvvigionare in accordo a una specifica esigenza generalmente legata allo sviluppo progettuale e costruttivo dell’opera o dell’impianto, tenendo ben presente date e tempistiche di approvvigionamento.
Il Project Manager, che avrà la responsabilità esecutiva della Commessa, è fondamentale che venga coinvolto nella fase di pianificazione strategica per la preventiva decisione su cosa acquistare o cosa eseguire direttamente e conseguentemente definire anche le metodologie con cui le commodity, le forniture o i lavori verranno approvvigionati.
Di seguito alcune più ricorrenti:
• Gara Tradizionale (RdO, negoziazione, tabulazione offerte, ordine e contratto)
• Gara elettronica (con possibilità di utilizzare varie tipologie di gare)
• Best and Final Offer (BAFO)
• Cost Plus (rimborso costi, management fee)
In questa fase si identificano e si stabiliscono inoltre:
• Gli investimenti necessari per quella specifica Commessa (Capex)
• I prodotti o servizi da processare con accordi a medio o lungo termine (LTA)
• Le apparecchiature o materiali da noleggiare
• La politica d’alienazione dei cespiti acquistati o materiali noleggiati per l'esecuzione della commessa (Buy Back o Diritto di Riscatto).
Il Procurement per Commessa deve comunque coordinarsi sistematicamente con il Project Manager per un corretto controllo della spesa, facendo attenzione agli esborsi; la razionalizzazione economica e finanziaria degli esborsi per commessa deve essere ritenuta una priorità operativa per il Procurement che dovrà assicurare e rispettare i budget mantenendo i margini attesi.
Per concludere, i progetti di questa tipologia possono incorrere in elevate complicazioni gestionali con la necessità di operare su elevati volumi di dati prodotti da processi diversi. L'adozione di piattaforme tecnologiche digitali in grado di supportare le strategie di approvvigionamento della Commessa, in termini di costi e tempistiche di approvvigionamento e consegna, si rivela una soluzione ormai quasi obbligatoria per garantire elevati livelli di governance, compliance delle forniture e supporto operativo.
* Operations & Procurement Manager - NIUMA
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