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Google Workspace o Microsoft 365? Ecco come scegliere la suite per l’ufficio

Prima c’erano Office e G Suite, oggi ci sono 365 e Workspace, e proprio quest’ultima è la grande novità di inizio autunno per il colosso di Mountain View

di Gianni Rusconi

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(Adobe Stock)

Prima c’erano Office e G Suite, oggi ci sono 365 e Workspace, e proprio quest’ultima è la grande novità di inizio autunno per il colosso di Mountain View


4' di lettura

Non nasce certo ora la sfida a distanza fra Microsoft e Google sul fronte delle applicazioni e dei servizi per la produttività di aziende e professionisti. Prima c'erano Office e G Suite, oggi ci sono 365 e Workspace, e proprio quest'ultima è la grande novità di inizio autunno per il colosso di Mountain View. Il rebranding operato da Google, secondo i bene informati, va a identificare con maggior chiarezza il target di riferimento della soluzione e porta in dote non solo novità di tipo grafico: ciò che interessa maggiormente gli utenti, in buona sostanza, sono le nuove funzioni pensate per far interagire meglio fra di loro i vari servizi (Docs-Documenti, Drive e così via) e il vantaggio di una “dashboard” in cui convergono tutte le applicazioni in cloud (fruibili via browser e device mobile) della galassia di Big G, da Gmail a Meet passando per Calendar e Chat.

Il plus della nuova suite di Big G

Che di scontro frontale si tratti, fra i due colossi americani, non ci sono dubbi, anche perché a capo di Google Workspace in qualità di vicepresidente e general manager c'è Javier Soltero, che in Microsoft ci ha lavorato fino all'anno passato dopo l'acquisizione di Acompli (di cui era co-founder e Ceo), avvenuta nel 2014.

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La nuova suite, si diceva, si presenta con il plus dichiarato della totale integrazione fra i vari servizi. In Chat, per esempio, tutti coloro che partecipano alla conversazione potranno creare un documento e collaborare in modo dinamico senza aprire una nuova scheda o cambiare strumento; in Docs, invece, si potrà avviare immediatamente una videochiamata tra tutti coloro che stanno attivamente lavorando a un documento in quel momento. Sarà inoltre possibile (in Documenti, Fogli e Presentazioni) visualizzare in anteprima il contenuto di un collegamento senza lasciare il documento originale, ottimizzando i tempi nel passaggio tra app e schede, e vedere e ascoltare in tempo reale con “Meet picture-in-picture” (funzione estesa anche a Gmail e Chat) le persone con cui si sta lavorando.

I costi dell’abbonamento mensile

Non tutte le funzionalità di Workspace saranno disponibili da subito (quelle più complesse arriveranno nel corso dei prossimi mesi) ma la promessa fatta da Google agli utenti è chiara sin d'ora: la collaborazione e la comunicazione (messaggistica istantanea, posta elettronica, chiamate vocali e video) si possono fare unicamente online, in un'esperienza unificata e coinvolgendo non solo persone della stessa azienda ma anche clienti e fornitori.

L'abbonamento alla versione base costa 4,68 euro al mese, per quella Business standard servono 9,36 euro. Poi ci sono le versioni “avanzate”: Business Plus si attiva a 15,60 euro mentre la tariffa di quella Enterprise sarà definita da Google sulla base delle necessità dell'azienda cliente. Workspace, inoltre, verrà prossimamente esteso anche all'utenza education e non profit. È tutt'altro che immediato fare un confronto diretto fra i costi della suite di Google e quella di Microsoft, e questo perché 365 è proposto all'utenza aziendale in sei diverse configurazioni, con tre piani Business rivolti alle piccole e medie imprese (Basic, Standard e Premium) ed altrettanti alle grandi organizzazioni (E3, E5 e F3), con costi che vanno dai 4,20 ai 53,70 euro mensili per utente.

Se prendiamo come termine di paragone Workspace Business standard (circa 10 euro al mese), dall'altra parte possiamo mettere 365 Business Standard (10,50 euro), mentre 365 Business Premium, che comprende la raccolta completa delle applicazioni desktop di Office (16,90 euro) se la può vedere con la Business Plus di Google (15,60 euro). “Fuori concorso”, invece, il pacchetto Microsoft 365 Apps (8,80 euro mensili per utente) che include solo le applicazioni e il servizio di cloud storage. Esistono quindi versioni di Microsoft 365 ad hoc per gli istituti scolastici, le agenzie governative e le organizzazioni non profit. In linea generale, le varie edizioni di 365 costano qualcosa in più delle omologhe soluzioni di Workspace, e il gap si spiega con la possibilità di scaricare e installare anche le applicazioni desktop di Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote) su un massimo di 5 fra pc e Mac per utente.

Le funzionalità in comune e le differenze di approccio

Mettere a confronto le caratteristiche tecniche di Microsoft 365 e Google Workspace (oltre che i rispettivi canoni di abbonamento mensile) è sicuramente un primo esercizio utile per capire su quale delle due suite puntare. Bene sapere, in tal senso, che entrambe soddisfano un primo livello di requisiti in fatto di collaborazione a livello aziendale, dalla mail ai servizi di calendario condiviso associati a domini personalizzati, dallo spazio di archiviazione online (sia condiviso che personale per ogni account utente) alle app di produttività, dagli strumenti di comunicazione (inclusi messaggistica, riunioni online e videoconferenze alle funzioni di sicurezza con autenticazione a due fattori.

Entrambi i servizi includono inoltre console di gestione basate sul Web e alle loro spalle opera un'infrastruttura informatica altamente affidabile, appoggiata a data center dislocati in tutto il mondo.

Differente struttura cloud

Nonostante molte caratteristiche in comune, Microsoft e Google differiscono però parecchio in termini di architettura cloud e di design delle applicazioni. La prima è legata al modello delle applicazioni desktop del vecchio Office, disponibili in forma di pacchetti “click-to-run” che si aggiornano automaticamente, e a servizi aziendali come Exchange, OneDrive for Business e Teams che offrono un facile percorso di migrazione per chi vuole spostare i propri server nella nuvola. L'approccio di Google è invece “cloud native” e centrato sulla fruizione delle applicazioni via browser (utilizzando Chrome è garantita la memorizzazione offline di messaggi di posta e documenti) o app, cosicché l'utilizzo dei servizi Web based ricalca quello degli strumenti personali (Gmail, Drive, Docs, Fogli…) con i quali gli utenti hanno già familiarità. Le due suite, insomma, vantano una lunga lista di funzionalità e non si differenziano rispetto alla presenza o meno di una particolare caratteristica tecnica. La scelta dell'una o dell'altra dipende quindi dalle esigenze dell'azienda e dalle abitudini degli utenti deputati ad utilizzarle, perché a cambiare è il modo in cui sono sviluppate e utilizzate le varie applicazioni. Quelle di Microsoft, pur accessibili in versione Web e sottoforma di app, riflettono la vocazione desktop di Office; i servizi di produttività di Google sono progettati per funzionare esclusivamente in un browser o come applicazione mobile. E non è una differenza da poco.

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