SOLUZIONI TECH

Il check-in diventa un Tetris: con l’algoritmo l’hotel è sempre al completo

Un gruppo di ricercatori dell’Università di Trento ha brevettato una soluzione tecnologica per la gestione alberghiera che garantisce la piena occupazione delle stanze e il massimo profitto con le tariffe dinamiche

di Gianni Rusconi

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REUTERS/Carlos Osorio

4' di lettura

Si chiama RoomTetris, deriva il proprio nome dal famoso gioco informatico a cui è ispirato ed è in buona sostanza un innovativo software che permette di combinare in modo intelligente la domanda e l'offerta e di gestire di conseguenza l'allocazione degli ospiti nelle stanze di una qualsiasi struttura ricettiva. L'ha sviluppato un gruppo di ricercatori del Lion Laboratory del Dipartimento di Ingegneria e Scienza dell'Informazione dell'Ateneo di Trento, sotto la guida di Roberto Battiti e Mauro Brunato, in collaborazione con la startup locale Ciaomanager specializzata in soluzioni tecnologiche per la gestione alberghiera.

Stop al rischio di overbooking

RoomTetris, per cui è stata depositata la richiesta di brevetto, è quindi nato per aumentare ospiti e redditività di hotel e altri operatori dell'hospitality sfruttando la capacità dell'intelligenza artificiale per occupare il più alto numero di stanze a disposizione della struttura in funzione delle richieste, arrivando (questo l'obiettivo) a un incremento dei profitti su base annuale fra il 5% e il 10% per un albergo di 50 stanze (a seconda dell'occupazione media e della durata di permanenza degli ospiti) ed evitando completamente il rischio di overbooking. L'algoritmo, infatti, va a lavorare attraverso grandi risorse di calcolo in cloud su una delle fragilità dei sistemi di prenotazioni online, che generalmente (in alcuni casi) bloccano le prenotazioni prima che si raggiunga il tutto esaurito, proprio per evitare il rischio di non trovare posto per le nuove richieste, nonostante siano ancora disponibili delle stanze.

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Il punto di forza di RoomTetris, e la sua peculiarità di servizio innovativo, è quindi quello di affrontare il problema (che diventa più acuto quando il “sold out” delle camere è vicino) di assegnare un determinato numero di stanza a una prenotazione inserita nell'agenda della struttura. Albergo, campeggio o bed and breakfast che sia. Là dove non arriva in tempi rapidi la capacità e l'esperienza umana, in altre parole, arriva l'intelligenza del software, che si fa carico del compito di permutare le prenotazioni di soggiorni brevi (una notte) ricevute in precedenza al fine di liberare spazio alle nuove richieste di soggiorni più lunghi, altrimenti difficilmente processabili. L'esempio cui ricorre Battiti per spiegarne i benefici chiama in causa un grande campeggio al mare: per gestire le sue 3.000 piazzole ha normalmente bisogno di lavorare in tutti i mesi invernali per trovare assegnamenti efficaci e confermare ai clienti in primavera le prenotazioni registrate l'autunno precedente. Con Tetris, se mai la struttura lo dovesse adottare, non succederà più.

Un gioco di incastri per allocare le camere all'arrivo dell'ospite

A detta di chi l'ha creato, per distribuire il carico di prenotazioni fra le stanze, nessuna mente umana può fare meglio di RoomTetris e c'è un teorema matematico che lo dimostra. Il segreto? Un gioco di incastri, come quello necessario (nel gioco) per impilare nelle celle libere le tessere colorate di varia forma che cadono dall'alto in modo che l'altezza dalla costruzione cresca il meno possibile. Grazie al lavoro dell'algoritmo, insomma, gli hotel non distribuiranno più le camere al momento della prenotazione ma all'arrivo in albergo, trovando sempre la soluzione ottimale e offrendo alla struttura la possibilità di vendere sempre il 100% delle stanze e non solo il 90%, aumentando di conseguenza le sue entrate. Chi, inoltre, saprà combinare RoomTetris a sistemi di revenue management per gestire le prenotazioni con il modello dei prezzi dinamici avrà maggiori possibilità di aumentare la redditività e di ridurre i mal di testa nell'assegnamento manuale delle stanze.

La complementarità con le piattaforme Ota

Guardando al modello di funzionamento dell'algoritmo verrebbe da pensare come lo stesso possa essere in qualche modo in contrasto con le piattaforme come Booking.com, dove l'utente sceglie una determinata tipologia di camera a un determinato prezzo. In realtà, non c'è alcuna sovrapposizione. Anzi. Il sistema, come sottolinea Battiti, è totalmente complementare e sinergico con le Ota, attraverso le quali il cliente prenota online una tipologia di stanza e non una specifica stanza. Ed è proprio questa attitudine dei viaggiatori che permette alle strutture di ottimizzare l'agenda, liberando spazio attraverso gli incastri ottimali nel “Tetris delle prenotazioni” e massimizzando anche economicamente la flessibilità di poter decidere all'ultimo minuto (al momento del check-in) il numero di stanza da assegnare al cliente in arrivo.Fra stanze fisse e stanze fluttuanti iI test per misurare i miglioramenti del tasso di occupazione rispetto alle assegnazioni tradizionali sono stati eseguiti attraverso un simulatore di hotel in diversi contesti in alberghi sparsi in tutta Italia. Sul successo di RoomTetris, Battiti ci scommette ad occhi chiusi ma molto dipenderà, a suo avviso, da quando gli alberghi diventeranno coscienti del fatto che esiste una soluzione definitiva al problema dell'allocazione delle camere. Il primo step è la fine della pandemia di Covid e il ritorno a livelli di alta occupazione, perché è quando i prezzi sono alti che RoomTetris esercita tutta la sua potenza. Il secondo, già allo studio, è la formula per affrontare situazioni più complesse, in cui parte delle stanze sono fissate in modo rigido (perché un cliente chiede per esempio con insistenza un numero di stanza particolare) e parte sono “fluttuanti” e possono essere assegnate solo al momento del check-in.

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