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Il ruolo della funzione Acquisti e la revisione dei modelli di “acquisto”

Da puro centro di servizio/costo a strutture a supporto del top management, con focus strategico e chiari obiettivi di creazione di valore in azienda

di Fabrizio Scotti * e Antonio Liguori *

(AFP)

3' di lettura

L’ottimizzazione della posizione di costo è da sempre uno degli obiettivi alla base dell’operato dei manager d’azienda per garantire competitività al proprio business: nel tempo si sono succedute fasi diverse in cui l’attenzione si è spostata dal puro contenimento della spesa all’introduzione di processi di cost management più evoluti, fino ad arrivare alla creazione di unità organizzative dedicate alla gestione di questa priorità. Le funzioni Acquisti sono passate da puro centro di servizio/costo (con un focus operativo e transattivo) a strutture a supporto del top management, con focus strategico e chiari obiettivi di creazione di valore in azienda.

In questo momento, particolarmente complicato per l’economia mondiale, raggiungere la massima efficienza di costo garantendo allo stesso tempo il giusto grado di flessibilità di “sourcing” è ancora più importante. Se focalizziamo l’attenzione sulle iniziative di miglioramento della posizione di costo che non richiedano interventi strutturali di modifica del business model - in cui la funzione Acquisti sarebbe meno protagonista - la ricerca di soluzioni efficaci e sostenibili può essere intrapresa a due livelli:

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1. Dimensione strategica: analisi delle categorie di spesa e modalità di acquisto; 2.Dimensione operativa: analisi dei processi a supporto, e allineamento agli obiettivi organizzativi aziendali.

Un percorso di evoluzione delle strategie di acquisto può portare a importanti risultati sia in termini di riduzione dei costi aziendali, sia di aumento delle performance (per esempio aumento qualità dei prodotti, riduzione dei lead time, affidabilità nella pianificazione della produzione, ecc.). Dalla pura rinegoziazione di prezzi e termini di pagamento, il focus si sposta verso strategie più avanzate miranti da un lato a influenzare la domanda interna di prodotti e servizi e dall’altro a evolvere la relazione con i fornitori stabilendo partnership e/o collegando i prezzi di acquisto alle reali performance.

Il ruolo della funzione Acquisti è centrale in questi percorsi evolutivi come owner del processo e proponente degli interventi necessari, monitorandone nel tempo l’efficacia. La revisione delle strategie di acquisto dovrebbe essere accompagnata anche da un allineamento operativo ed organizzativo per far sì che la funzione Acquisti disponga degli strumenti e dei processi più adatti a migliorare costantemente le proprie performance.

La digitalizzazione rappresenta una leva chiave in questo percorso. Processi di vendor management e qualifica fornitori, la gestione di gare, la valutazione delle performance dei vendor, sono tutti aspetti che si possono “digitalizzare”, tramite portali e applicativi specializzati, generando importanti benefici. Come per altre aree di business e funzionali, anche in questo ambito la capacità di raccogliere e utilizzare al meglio i dati sta diventando un fattore sempre più differenziante: avere strumenti che ne facilitano l’analisi e la lettura corretta per guidare le decisioni strategiche contribuisce enormemente al lavoro di un team di Acquisti rendendo possibile un controllo costante ed efficace ed un confronto di valore con le altre aree organizzative.

Un approccio di questo tipo dovrebbe essere supportato da un’organizzazione adeguata: un assetto che coniughi le necessarie competenze (per esempio negoziali, tecniche, ecc.) e la capacità di definire adeguati meccanismi di governance e coordinamento con il Business, sono elementi chiave per garantire il successo nel medio lungo termine di una funzione Acquisti. Coniugare dimensione strategica e dimensione operativa non è facile, ma è la chiave del successo di modello di Acquisti vincente.

* Partner di T8P Consulting Ltd


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