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Investire nella digitalizzazione per ridurre costi di esercizio e difettosità

Tra i benefici il risparmio di risorse umane su attività di basso valore e la riduzione degli errori che possono portare a decisioni sbagliate

di Giampiero Volpi *

20 ottobre 2022

3' di lettura

Molte imprese, e in particolare le PMI, hanno rivisto processi e strategie per guadagnare la flessibilità necessaria a fronteggiare i rapidi cambiamenti degli scenari economici. Il ricorso a soluzioni digitali ha permesso di apportare modifiche efficaci ai propri modelli di business, per esempio nei settori strategici del marketing e delle vendite, con l’adozione di canali di vendita online, per mitigare gli effetti dei lockdown della pandemia ed estendere il mercato di sbocco.

Ma, nelle PMI, cosa succede nella funzione Acquisti ancora oggi considerata meno strategica rispetto ad altre funzioni e trattata prevalentemente come un centro di costo? Sta crescendo la consapevolezza di dover disporre di strumenti informatici, come le piattaforme di e-procurement, in grado di strutturare la ricchezza delle informazioni rendendole efficacemente fruibili per supportare i processi decisionali.

Tuttavia l’investimento, che comporta cambiamenti di operatività, pone ai responsabili degli Acquisti, sotto la pressione delle aspettative che vedono al primo posto la riduzione dei costi aziendali, la necessità di calcolarne i ritorni. Questo tema contempla diversi aspetti, tra cui: il costo di esercizio operativo nel breve e medio termine; la potenzialità di realizzare dei risparmi sull’acquisto grazie, per esempio, alla conoscenza precisa della mappa della spesa fino ad allora sostenuta, che permette di impostare nuove modalità di acquisto più efficaci; i benefici intangibili dovuti all’informatizzazione, quali standardizzazione, semplificazione, agilità, qualità, governance.

Nel seguito ci limiteremo a considerazioni su uno degli aspetti più semplici ed evidenti, spesso sottovalutato: la riduzione delle attività ripetitive di basso valore, ampiamente presenti in regimi operativi basati su un prevalente uso di strumenti di office non integrati, se non addirittura della carta. Liberare i buyer da questo onere significa poter dedicare le loro competenze a operazioni più strategiche, indispensabili per mantenere la competitività aziendale, quali ricerca di fornitori e soluzioni innovative e di sostenibilità, definizione di accordi di collaborazione, analisi del rischio di fornitura.

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Si pensi all’esempio delle richieste di offerta, ciascuna delle quali può coinvolgere 3, 4 o più fornitori, che ogni azienda deve effettuare per acquisire beni e servizi utili alla propria attività. Il buyer deve predisporre e inviare una mail di invito a presentare offerta a ogni fornitore, controllare quanti e quali sono inadempienti, inviare loro nuove mail di sollecito.

Successivamente le offerte ricevute via mail devono essere opportunamente trasferite dal buyer in un repository dove possa consultarle e decidere se chiedere rilanci ai fornitori autori delle migliori offerte, innescando una nuova serie di mail e di raccolta di aggiornamenti delle offerte. Quando il volume annuale è di centinaia o migliaia di richieste di offerte, ci si rende conto che i pochi minuti dedicati a ogni singola mail o al trasferimento di ogni offerta in un sistema di valutazione, si accumulano in giorni, mesi, spesso in anni uomo.

Queste attività onerose e a forte rischio di errori umani, possono essere efficacemente automatizzate in una piattaforma di e-procurement che dispone sia di sistemi di mail collettive e già classificate e strutturate per i singoli eventi (notifiche, inviti, solleciti e così via) sia di meccanismi di popolamento organizzato e in tempo reale, dei dati delle offerte nel database della piattaforma. Il fornitore viene guidato a inserire direttamente i dati della propria offerta negli appositi campi indicati.

Alternativamente, per facilitare al massimo la sua operatività mantenendo una continuità con quella tradizionale, gli viene richiesto di compilare il modulo di offerta presente nella mail di invito e rispondere alla stessa. Sarà compito della tecnologia trasferire i dati della mail sulla piattaforma esonerando il buyer da compiti di copia e incolla. I dati diventano immediatamente disponibili per confronti, valutazioni, rilanci, aggiudicazioni e sono contemporaneamente visibili a tutte le funzioni aziendali interessate: amministrazione, logistica, produzione, qualità, finance e così via.

Lo stesso discorso vale per la gestione degli ordini. La funzionalità digitale di relazione tra cliente e fornitore permette di sottoporre un ordine al fornitore e di ottenerne rapidamente l’accettazione; gestire le variazioni che possono rendersi necessarie durante l’esecuzione dell’ordine e di ottenerne tempestivamente l’accordo; scambiare in modo efficiente i documenti connessi all’ordine. Tutto in un contesto che prevede la memorizzazione strutturata delle informazioni e quindi la sua completa tracciabilità.

La digitalizzazione può produrre diversi benefici: risparmi di lavoro di risorse umane su attività di basso valore; riduzione dei tempi di effettuazione dei processi di acquisto per garantire una maggiore tempestività di risposta alle necessità dell’azienda; riduzione degli errori che possono portare a decisioni sbagliate. Questi benefici possono essere misurati ed entrare nel computo del ritorno degli investimenti, confrontandosi con i precedenti costi di esercizio, di setup della piattaforma informatica con la formazione, e dei nuovi canoni mensili di utilizzo.

* Strategic Business Analyst - Niuma