L'importanza della Richiesta di Acquisto nel processo di approvvigionamento
E' la modalità per allineare le attività di acquisto con i fabbisogni dell'azienda, garantendo il rispetto dei piani di produzione, logistica, vendita e finanza
di Giampiero Volpi*
3' di lettura
La richiesta di acquisto (RdA) è un documento utilizzato nelle imprese per richiedere l'acquisizione di beni o servizi, fornendo l'input al processo di approvvigionamento. E' la modalità per allineare le attività di acquisto con i fabbisogni dell'azienda, garantendo il rispetto dei piani di produzione, logistica, vendita e finanza.
La sua redazione e la sua gestione costituiscono attività fondamentali, che meritano di non essere sottovalutate, considerata la rilevanza della RdA per il buon esito dell'intero processo di approvvigionamento. Una RdA completa e coerente con le finalità aziendali, che definisca puntualmente il prodotto o il servizio da approvvigionare, con indicazione delle specifiche tecniche e dei termini e delle condizioni da rispettare, costituisce un veicolo fondamentale per permettere al buyer di portare a compimento l'attività di acquisto in modo efficace, in linea con gli obiettivi del budget aziendale e delle esigenze della struttura richiedente.
Molto spesso la RdA viene emessa da dipartimenti quali produzione, reparto tecnico o logistica, e poi inviata al buyer, che la utilizzerà per realizzare la richiesta di offerta o direttamente l'ordine di acquisto da sottoporre al fornitore.
La redazione strutturata della RdA può essere guidata da procedure che, integrate nei sistemi informatici aziendali, garantiscono almeno una compliance formale con le regole interne. Molto spesso, però, la costruzione della RdA è fatta in modo più informale con strumenti di office o con comunicazioni per e-mail, che rendono più oneroso e complicato il successivo lavoro del buyer.
Il coinvolgimento del personale dell'ufficio acquisti, sia nella definizione dei fabbisogni che nella redazione della RdA, è utile non solo per allineare al meglio la sua formulazione con i processi di approvvigionamento, ma, grazie alla conoscenza di opportunità di innovazione, disponibilità di prodotti, andamenti di mercato, qualità dei fornitori, per fornire anche preziose informazioni sulla stima dei prezzi e sulle condizioni di pagamento, consolidando la base di conoscenza per impostare la successiva procedura di acquisto.
Sono numerosi i benefici che l'impresa può avere usando attentamente le RdA. Riportiamo alcuni esempi.
La RdA apre la procedura di approvvigionamento di un bene o di un servizio. Il rispetto delle regole nella fase di redazione aumenta la possibilità che il successivo processo di negoziazione sia svolto correttamente, aderendo alle politiche e alle procedure aziendali, garantendo la compliance e ottenendo un maggiore controllo sui costi e un minore margine di errore. Gli elementi (beni, servizi, fornitori) dell'acquisto risultano definiti in forma univoca secondo le tassonomie aziendali, evitando dannose duplicazioni di denominazione per lo stesso oggetto.
Le RdA rappresentano un importante e potente strumento di controllo interno, poiché costituiscono il riferimento per la documentazione e la registrazione delle transazioni di acquisto e di esecuzione degli ordini, fornendo la possibilità di un accurato e preciso processo di tracciabilità delle operazioni, intercettando prontamente divergenze indesiderate.
La RdA, con le sue condizioni economiche da rispettare, rappresenta anche l'autorizzazione alla spesa fino al limite di budget in essa indicato. Se la stima dei prezzi da inserire nella RdA risulta superare i limiti di budget previsti per il reparto richiedente, è opportuno valutare fin dall'inizio le opzioni di aumentare il budget di reparto o di ripartire i costi su più conti finanziari. L'immediato perfezionamento della RdA evita tempo e lavoro di una più complicata revisione in fase di negoziazione, e ritardi dell'intera procedura di acquisto, e permette alla RdA di mantenere il suo ruolo di strumento di controllo.
Il valore di una RdA ben progettata è particolarmente visibile negli acquisti indiretti, sia beni che soprattutto servizi, quando gli oggetti da acquisire non sono codificati e quindi poco supportati da precedenti esperienze di acquisto. Si pensi anche solo alla necessità di classificarli nelle corrette categorie merceologiche aziendali, passo importante per esercitare il controllo operativo dell'approvvigionamento e della relativa spesa, come comunemente avviene per gli acquisti diretti. La strutturazione completa della RdA richiede un maggiore intervento manuale con indagini sui parametri da consolidare.
In questo senso la redazione della RdA può trarre benefici dal supporto che l'Intelligenza Artificiale può fornire.
In particolare esistono sul mercato delle Piattaforme di e-Procurement che integrano dei componenti software tecnologicamente avanzati che possono essere contestualizzati al dominio di dati di una specifica Azienda in modo tale da permettere loro di utilizzare le principali funzionalità di ChatGPT (che ha fatto una esplosiva comparsa nel mondo dell'informatica) permettendo a un richiedente di instaurare un dialogo in linguaggio naturale con il proprio sistema informatico.
Partendo da richieste quali l'oggetto di acquisto, e procedendo con un dialogo sempre più mirato, il richiedente può ottenere, in modo più rapido e più facile, l'inserimento nella corretta categoria merceologica aziendale, può individuare fornitori potenzialmente in grado di soddisfare le sue esigenze, può ottenere una stima preliminare del prezzo utile a verificare a priori la congruenza con il budget.
*Strategic Business Analyst - Niuma
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