PROCUREMENT

La maturità digitale della funzione Acquisti nelle piccole e medie imprese

Per superare i limiti dimensionali e di budget i fornitori devono rendere disponibile una nuova generazione di piattaforme

di Giampiero Volpi *

(AFP)

3' di lettura

La funzione Acquisti aziendale è stata storicamente considerata meno strategica rispetto ad altre funzioni quali vendite e marketing, e trattata come un centro di costo con un ruolo di natura amministrativa prevalentemente concentrato sulla finalizzazione contrattuale di scelte e negoziazioni già attivate da altri reparti aziendali e sulla gestione degli ordini e dei processi di fatturazione. Il ruolo si sta però rivalutando, sotto la spinta di diversi fattori quali i modelli di business sempre più orientati al “buy” piuttosto che al “make”, che hanno progressivamente dilatato gli acquisti aumentandone i volumi e ampliandone lo spettro merceologico.

Negoziazioni che producono anche piccoli valori percentuali di saving sull’acquistato possono contribuire a un significativo miglioramento del profitto. La conoscenza di un mercato di fornitura estremamente dinamico consente di individuare sia soluzioni determinanti per l’innovazione dei prodotti finali e la sostenibilità aziendale, sia possibili fattori di rischio connessi ai soggetti coinvolti nelle procedure di approvvigionamento, al fine di proteggere la resilienza aziendale.

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La maturità digitale, fattore fondamentale per sostenere il processo di cambiamento della funzione Acquisti, appare estremamente differenziata. Delle oltre 6 milioni di imprese attive, solo poche migliaia sono grandi e medio-grandi con la capacità di investire in innovazione. Queste hanno già adottato in larga misura delle piattaforme software specificatamente dedicate alla gestione integrata di tutto il ciclo di approvvigionamento, dall’accreditamento dei fornitori attraverso efficaci sistemi di valutazione su conformità agli obblighi normativi, su affidabilità e su reputazione, alla negoziazione dei beni e dei servizi da acquistare mediante procedure ottimizzabili su ciascun caso di acquisto, alla gestione efficiente dei contratti e del ciclo passivo.

Le Pmi, di cui moltissime con meno di 10 dipendenti, costituiscono ben oltre il 90% del tessuto produttivo. Hanno dimensione economica e limiti di budget, risorse e competenze, che rendono più difficile il processo di innovazione. I loro professionisti degli Acquisti spesso devono dividersi su più attività con l’impossibilità di maturare competenze sufficienti per migrare a piattaforme digitali complesse.

Da una recente indagine condotta dal Politecnico di Milano su campioni di Pmi, si possono evincere alcuni indicatori sullo stato di maturità digitale dei sistemi aziendali per gli Acquisti. Nelle imprese di fascia dimensionale più alta si può trovare con maggior probabilità una funzione Acquisti più strutturata e coinvolta in progetti di adozione di piattaforme digitali, specialmente nei settori manifatturieri, professionali, scientifici e tecnici.

Nelle fasce dimensionali intermedie si riscontra un frequente uso di soluzioni verticali che si applicano a fasi specifiche del processo di approvvigionamento, come quella molto diffusa per la gestione degli ordini. Si tratta generalmente di applicazioni specializzate sul settore merceologico di appartenenza, spesso con una limitata capacità di connettere in modo strutturato i dati a sistemi gestionali.

Nelle fasce dimensionali più basse emerge invece una realtà caratterizzata ancora da un largo uso di strumenti di office se non addirittura della carta. Tra i benefici attesi dall’adozione di strumenti digitali specializzati, le priorità dei responsabili degli Acquisti cadono sulla riduzione dei costi, sullo snellimento e sul miglioramento dell’accuratezza dell’operatività. Molte aspettative sono riposte anche sulla visibilità interdipartimentale delle informazioni come fattore abilitante per prendere decisioni condivise, sulla riduzione drastica di dati non corretti che possono portare a decisioni sbagliate, sul monitoraggio delle filiere di fornitura per proteggere la continuità operativa del business.

Dal punto di vista delle funzionalità un asset chiave è l’albo fornitori digitale come potente strumento di gestione ed efficace canale di interazione con il mercato di fornitura. Altrettanto rilevante è la funzionalità di analisi e classificazione dei dati di spesa, per poter riallineare tempestivamente le strategie di acquisto in caso di obiettivi mancati e individuare scostamenti e anomalie.

Tra le barriere emerse, in ambienti caratterizzati da mentalità molto operative, si rileva una scarsa predisposizione al cambiamento: «abbiamo sempre fatto così», «è sempre andata bene così». Si cerca prima di tutto di tentare qualche modifica ai sistemi attuali. In generale si fatica a calcolare il ritorno dell’investimento digitale nel breve medio periodo e ci sono perplessità sui costi di esercizio. Vengono percepiti problemi anche sulla proliferazione di interfacce It e dubbi sull’interoperabilità con i sistemi gestionali.

In conclusione, emerge la consapevolezza di dover disporre di strumenti moderni, purché rispondano a criteri di semplicità di uso e di economicità. I produttori di piattaforme digitali di procurement sono quindi chiamati a impegnarsi, facendo un uso appropriato anche delle nuove tecnologie informatiche, su una nuova generazione di prodotti in grado di soddisfare le esigenze del vasto mondo delle PMI, in tutti i suoi settori, sia dimensionali che merceologici, per permettere a queste imprese di affrontare a pieno titolo le sfide della Digital Economy.

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