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La trasformazione dell’ufficio: da costo a vantaggio competitivo

L’analisi di tre casi aziendali, operativi in settori differenti, indica come i cambiamenti degli spazi lavorativi siano intervenuti partendo dalle priorità e dagli obiettivi di successo delle aziende

di Laura Cavestri

Il ritorno in ufficio premia la flessibilità

3' di lettura

Il settore dell’office è stato quello che più ha dovuto ripensarsi durante il Covid, negli spazi, nelle dotazioni e nella collocazione geografica rispetto alla città e alle sue infrastrutture.
Ma esiste l’ufficio ideale? Forse no, spiega l’ultimo report di Mckinsey Workplace real estate in the COVID-19 era: From cost center to competitive advantage.
O meglio, più che uno spazio puro e semplice per lavorare (con i suoi costi spesso difficilmente comprimibili) esiste l’ufficio pensato assieme ai propri collaboratori e strutturato per le finalità prioritarie dell’azienda. Attrarre talenti? Accogliere clienti? Aumentare produttività o creatività?

Ogni organizzazione funziona se è pensata e costruita per perseguire una o più di queste finalità e lo spazio fisico non è più solo un “involucro” che prescinde dal successo aziendale. Mckinsey lo evidenzia attraverso tre case-study, ovvero dopo aver esaminato tre diverse realtà aziendali che si sono recentemente riorganizzate negli spazi partendo dalle proprie esigenze.

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I casi aziendali

La prima azienda esaminata è la IncepTech, fondata nel 2014 a Budapest specializzata nella creazione di prodotti digitali con una priorità: attrarre i (pochi) talenti migliori in circolazione. E creare un luogo che invogliasse i clienti ad incontrare gli ingegneri. Così nel 2020, in piena pandemia, l’azienda ha ridisegnato la società di ingegneria in spazi pieni di vetrate e luce naturale, con molto verde attorno, sulle rive del Danubio, in una zona servita da ristoranti e caffè. Soprattutto, lo spazio è progettato in modo che gli ingegneri possano guardare lontano e pensare chiaramente, circondati da luce e vegetazione. I dipendenti non sono tenuti a presentarsi in ufficio. I team entrano quando necessario, in particolare per sessioni di brainstorming intense o sprint di progetti dell’ultimo miglio.

Prima della pandemia, i circa 2.700 dipendenti dell’azienda tecnologica Dropbox lavoravano a tempo pieno nelle sedi di San Francisco, Seattle, Austin, New York o Dublino. Quando è iniziata la pandemia, l’azienda ha implementato il lavoro a distanza, lasciando vuoti gli spazi. E ha deciso di ripensarsi “virtual first” e di ripensare le aree. Invece di abbandonare tutti i suoi uffici, ha convertito alcuni dei suoi ex uffici in Dropbox Studios utilizzati per il lavoro collaborativo, gli eventi di gruppo e la formazione. Ha ottimizzato gli spazi esistenti per la collaborazione rimuovendo la maggior parte delle scrivanie e creando sale conferenze con sistemi di pareti flessibili e mobili in modo che gli spazi possano aumentare o ridursi a seconda delle esigenze. Una minoranza di uffici è stata, infine, dismessa.

Gilead Sciences, leader globale nel settore biofarmaceutico – con scoperta, ricerca, sviluppo e produzione di un singolo farmaco che avvengono regolarmente in diverse parti del mondo – aveva bisogno di una strategia immobiliare per aumentare la connessione e la collaborazione, accelerare il trasferimento di tecnologia e attirare i migliori scienziati.

Così ha deciso di invertire la tendenza e raddoppiare il suo quartier generale. Invece di vendere o affittarne delle parti, l’azienda ha investito in una riprogettazione. La visione del campus prevedeva che i laboratori e gli edifici «seguissero la molecola», in modo che i team di scoperta, ricerca, sviluppo, ampliamento e produzione lavorassero in spazi che scorrono da uno all’altro. Per promuovere un senso di connessione organica, Gilead ha creato spazi stimolanti, tra cui un centro benessere all’avanguardia con palestra, aree di meditazione e risorse per la salute mentale e fisica. L’azienda ha inoltre aggiunto un laboratorio all’avanguardia e un’infrastruttura di ricerca e ha accelerato la sua trasformazione dell’ingegneria digitale aggiungendo sistemi di dati di processo che consentono ai laboratori di connettersi tra loro senza interruzioni.

Ripensare gli spazi

«Le tre aziende in questione – ha spiegato Federico Marafante, partner Mckinsey e responsabile della practice organizzazione per l’area del Mediterraneo – sono caratterizzate da un altissimo contenuto tecnologico, vantano una posizione di rilievo nel settore e denotano una forte crescita, correlata alla necessità di attrarre talenti. In un contesto sempre più competitivo, è imprescindibile disporre di un framework che garantisca condizioni preferenziali, che non si esprimono unicamente con valori tradizionali quali un brand riconosciuto e livelli salariali adeguati, ma devono includere elementi di flessibilità, come la possibilità di lavorare da remoto. Da una survey che abbiamo recentemente condotto emerge che l’85% delle persone desidera continuare a lavorare in un contesto ibrido, che includa un certo grado di smart working. È stato inoltre rilevato che il 30% sarebbe disposto a cambiare lavoro nel caso si tornasse completamente in presenza».

In una società in rapido sviluppo, ha concluso Marafante, «emergono nuove esigenze di vera sostenibilità, che richiedono un ripensamento degli spazi urbani dal punto di vista ambientale e sociale. In questo contesto la riattivazione di aree aziendali rappresenta un’opportunità di valorizzazione del costruito, preservando l’ambiente circostante».

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