tecnologie e risorse umane

Le intranet? Una chiave per il benessere in azienda. Ecco perchè

Indispensabile creare sistemi efficienti che possano migliorare la comunicazione e aumentare il coinvolgimento di tutte le risorse

di Gianni Rusconi

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(REUTERS)

Indispensabile creare sistemi efficienti che possano migliorare la comunicazione e aumentare il coinvolgimento di tutte le risorse


3' di lettura

La diffusione dei progetti di smart working (secondo l’ultima edizione dell’Osservatorio del Politecnico di Milano il lavoro agile è una realtà ormai consolidata nel 58% delle grandi aziende italiane) impone necessariamente l’adozione di strumenti per migliorare la comunicazione aziendale e la circolazione delle informazioni e facilitare il processo lavorativo nel suo complesso. È un assunto già fatto proprio da molti manager (in particolare delle Hr, ma non solo) e che si riflette in situazioni di inefficienza operativa che invece molte organizzazioni ancora vivono quotidianamente, a colpi di telefonate interminabili, mail chilometriche e dispersive e riunioni inutili.

Un insieme di fattori che in ufficio rischiano di influenzare le performance dei dipendenti e hanno conseguenze dirette anche sul loro benessere. Uno studio dell’Ohio State University’s Fisher College of Business ha evidenziato in proposito come le riunioni e in generale tutti gli appuntamenti fissi hanno un grande impatto negativo sulla produttività, perché è difficile far rendere al meglio il tempo libero a disposizione nel passaggio tra un impegno e l’altro.

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Un’altra ricerca condotta da Ariadne Digital conferma invece in modo chiaro un’altra tendenza, strettamente collegata alla precedente: per il 75% del campione di addetti aziendali intervistati, infatti, non trovare informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro è fonte di stress e questo incide anche sulla loro produttività. Come uscire da questa impasse? Una strada può essere quella dell’Intranet aziendale.

Le intranet, parole di Marcello Ricotti, Ceo di Ariadne Digital, «sono uno strumento molto efficace per accorciare le distanze, organizzare meglio il lavoro e condividere con i colleghi lo stato di avanzamento di un progetto ma anche obiettivi a lungo termine o la cultura aziendale in completa autonomia, senza bisogno di chiamare, scrivere un messaggio o convocare un meeting». Comunicare bene, in altre parole, diventa un valore cruciale anche per il benessere dei dipendenti, indipendentemente dalla grandezza dell’organizzazione o dal settore in cui questa opera.

Perché un’organizzazione deve investire su una intranet? E quanto?
«Viviamo in un’epoca in cui gli uffici sono sempre più smaterializzati, vi sono team che lavorano a migliaia di chilometri di distanza, si fanno call conference con persone sparse in ogni angolo del globo o si sceglie di lavorare da remoto senza recarsi quotidianamente in azienda. E questo nuovo approccio al lavoro ha una conseguenza ben precisa: la necessità di creare sistemi efficienti che possano migliorare la comunicazione e aumentare il coinvolgimento di tutte le risorse».

Quanto investire?
«Se pensiamo a una grande azienda con 4-5.000 dipendenti, tutti potenzialmente interessati ai contenuti di una intranet evoluta con accesso anche da smartphone o app, parliamo di progetti nell’ordine dei 100mila euro, costi di manutenzione/evoluzione esclusi».

Il vantaggio concreto che può offrire una intranet rispetto ad altri strumenti come la videoconferenza e le soluzioni di unified communication?
«Questi ultimi hanno il compito di facilitare la comunicazione. Una intranet è invece un progetto ben più vasto e ambizioso, che si pone obiettivi di elevato profilo come la maggiore efficienza nei processi, l’aumento della produttività e della partecipazione al raggiungimento degli obiettivi aziendali e la riduzione del turnover. I progetti di lavoro flessibile, di norma, rientrano fra le responsabilità degli Hr manager; le intranet, solitamente, sono invece una voce del budget dell’area It: come si concilia questa “divergenza”.

Questo, forse, valeva fino a 2-3 anni fa. Oggi, nelle aziende più evolute non è più così. L’ownership di un progetto intranet non deve essere dell’area It perché sarebbe il modo sbagliato di partire: i driver devono essere le risorse umane o la funzione di comunicazione interna o, meglio ancora, la direzione generale. L’intranet non è un progetto informatico, anche se la componente tecnologica è forte e deve essere assolutamente “a bordo”, bensì un progetto delle Hr per le risorse umane, per i processi e per la produttività».

Una intranet evoluta richiede competenze digitali che in molte imprese italiane non abbondano: è un finto problema o un problema reale?
«Io credo che questo sia sempre più un “finto” problema. Ma anche laddove fosse un problema, si tratta solo di essere più attenti al coinvolgimento degli utenti in fase di progettazione, realizzando interfacce e servizi altamente accessibili ed investendo maggiormente nella qualità del prodotto. Nessuna persona under 65 può rinunciare al digitale e sicuramente l’uso di una intranet ben progettata non è più complesso di effettuare un bonifico online o prenotare un volo aereo».

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