Mail ai condòmini con l’obbligo di indirizzi oscurati

La privacy in condominio all’attenzione del Garante nella relazione annuale 2022, resa nota di recente. Le questioni condominiali sono state oggetto delle e-mail esaminate dal Servizio relazioni con il pubblico nell’1,6% dei casi, più dei data breach, la violazione dei dati, (1,2%) e dei dati biometrici (0,3%). Il Garante rileva, tuttavia, che l’aumento di istanze relative all’ambito condominiale non ha evidenziato nuovi argomenti trattati.

In primis, il Garante è intervenuto ricordando come possono formare oggetto di lecito trattamento da parte della compagine condominiale, unitariamente considerata, solamente i dati pertinenti alla determinazione dei diritti o degli oneri relativi ai beni comuni. Rimane, dunque, lecito il trattamento di dati relativi al condominio stesso (quelli relativi ai consumi collettivi) o a singoli partecipanti (dati anagrafici, indirizzi e quote millesimali). È esclusa, invece, la liceità del trattamento, ove non espressamente autorizzata, di dati ulteriori ed eccedenti la finalità di amministrazione e gestione del condominio, quali numero di telefono o indirizzi e-mail.

A proposito dell’invio, come spesso avviene, di mail tramite l’utilizzo cumulativo e in chiaro degli indirizzi di posta elettronica dei condòmini, il Garante ha precisato che, senza consenso, tale pratica non risulta conforme ai princìpi in materia di protezione dati. L’amministratore, in assenza del preventivo consenso, dovrà adottare idonei accorgimenti quali, ad esempio, la funzione «ccn», che consente di oscurare gli indirizzi mail dei destinatari.

Senza il consenso dell'interessato o in assenza di altra idonea base giuridica, chiarisce inoltre il Garante, è illegittima la comunicazione a soggetti terzi rispetto alla compagine condominiale di informazioni relative ai singoli condòmini. Parimenti vietata è la diffusione di dati personali mediante l´affissione di avvisi di mora o di sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali aperti al pubblico. Il Garante invita gli amministratori di condominio ad adottare idonee misure atte a evitare l’indebita conoscibilità di dati relativi ai condòmini e di pubblicare, se del caso, solo avvisi di carattere generale privi di dati riferiti a soggetti identificati o identificabili.

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Tema di notevole interesse resta infine l’installazione di telecamere volte alla ripresa di aree comuni. Ribaditi i principi contenuti nel vademecum «Il condominio e la privacy» del 10 ottobre 2013: previa delibera assembleare si possono installare telecamere con funzioni di videosorveglianza a condizione che si riprendano solo le aree comuni da controllare e che i dati raccolti (riprese, immagini) siano protetti con idonee e preventive misure di sicurezza e, soprattutto, siano conservati per un periodo compreso tra le 24-48 ore, salvo casi eccezionali.