Meno superfluo e lavoro più efficiente: il modello lean applicato alla scrivania

Il metodo giapponese delle 5S impone di eliminare tutto ciò che può essere considerato uno spreco, che danneggia l’armonia e disperde valore

di Gianni Rusconi

11 ottobre 2021

4' di lettura

Ritrovare un ambiente di lavoro sano, a partire dalla propria postazione. Il ritorno in ufficio a cui sono chiamati migliaia di professionisti dopo la prolungata parentesi dello smart working può nascondere diverse insidie e una di queste ha a che vedere con l’organizzazione degli spazi (spesso e volentieri non ottimale) e il disordine che (altrettanto spesso) viene a crearsi sulla propria e altrui scrivania. Piccole grandi inefficienze che possono diminuire la produttività e aggiungere stress alle giornate passate in ufficio e alle quali c’è comunque rimedio.

Per lavorare in un ambiente ordinato e ridurre il caos generato da cartelline, fogli e post-it seminati ovunque è possibile applicare uno specifico modello della cultura nipponica: viene identificato come il metodo delle 5S e impone di eliminare tutto ciò che può essere considerato uno spreco, o comunque qualcosa che danneggia l’armonia dell’ambiente e disperde valore.

Si tratta di cinque azioni fondamentali che traggono spunto dalle iniziali della pronuncia “occidentalizzata” di cinque parole giapponesi: Seiri (separare), Seiton (riordinare), Seiso (pulire), Seiketsu (sistematizzare o standardizzare) e Shitsuke (diffondere o sostenere). Uno specialista nel campo della trasformazione digitale delle risorse umane come la milanese Choralia ha adottato questo modello nell’ambito di una più ampia strategia di management (che prende il nome di Clean Desk Strategy) e, come ha osservato il presidente della società, Lorenzo De Grandi, i risultati sono stati decisamente interessanti.

“Si tratta di un processo di miglioramento continuo, che all’inizio può sembrare un lavoro esagerato, ma cinque minuti al giorno, moltiplicati per 250 giorni lavorativi, portano a 1.250 minuti risparmiati all’anno, tempo che può essere impiegato per lavorare su un progetto speciale o per la propria crescita personale. Questo metodo del riordino – aggiunge ancora il manager - fa parte di una strategia di lean management ben più complessa, perché è applicato a processi di gestione e organizzazione aziendale e ha una valenza legata alla produttività lavorativa e al benessere delle risorse”.

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Il primo passo, Seiri, è quello di separare tutto che è necessario da ciò che invece che è superfluo. Questa prima fase del metodo consiste nell’eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro individuando gli oggetti in eccesso mettendo in discussione il loro stesso impiego. Per procedere ci si basa sulla strategia del “cartellino rosso”, applicando un “red tag” su ciò che non è stato utilizzato nell’ultimo mese e tenendo gli oggetti segnati in un’area separata per un periodo di tempo prestabilito. Allo scadere del termine si potrà determinare la loro effettiva frequenza di utilizzo e di conseguenza, se sono necessari o meno.

La fase di riordino, Seiton, coincide con il sistemare in modo funzionale ciò che si è consapevolmente deciso di conservare, ottimizzando l’uso dello spazio. Gli oggetti devono essere cioè disposti in modo che risultino facili da identificare, utilizzare e riporre rispetto al principio che “ogni cosa ha un suo posto ed ogni posto ha una cosa”. In altre parole, vanno tenuti a portata di mano gli accessori che si utilizzano di frequente e riporre nei cassetti o in qualche altro contenitore ciò che invece viene usato di rado. Il risultato? Si riduce il tempo di ricerca di ogni oggetto e quello dei relativi spostamenti per recuperarlo, lamentele e nervosismi compresi.

Fare pulizia, Seiso, per memorizzare gli oggetti è il terzo passo del modello delle 5S. Una volta portato a termine la fase di riordino, servono due giorni di tempo per prendere confidenza con la nuova sistemazione e per verificare se questa sia la soluzione ideale per lavorare meglio: una vera e propria ottimizzazione dei piccoli dettagli, insomma, da compiere assecondando il proprio istinto nel modificare la collocazione di certi oggetti. E una volta ultimati i cambiamenti alla scrivania, il consiglio è quello di scattare una foto della stessa che servirà da riferimento per il futuro.

Con Seiketsu, invece, si intende il momento in cui si creano pratiche efficienti e sicure che possano essere duplicate e riprodotte per ottimizzare la performance. Per farlo serve prefiggersi degli obiettivi quotidiani, settimanali e mensili finalizzati a mantenere la scrivania nella condizione ideale e ad evitare di fare dei passi indietro. Cosa fare in concreto? Sistemare in modo accurato tutta la posta o i documenti da visionare, riporre gli oggetti nel proprio scomparto, pulire il computer periodicamente, archiviare o buttare fogli o i post-it accumulati nel corso della settimana.

L’ultimo passo del modello 5S è anche quello più complicato, non avendo per definizione una scadenza determinata e determinabile. Shitsuke richiede infatti di mantenere il progresso raggiunto, cercando di migliorare ulteriormente il proprio status. Per riuscirci è buona prassi impostare in agenda un reminder per effettuare un’auto-verifica dopo un mese dal giorno in cui si è completato l'implementazione del metodo, poi dopo sei mesi e infine ogni anno. A dare indicazioni sulla bontà del set-up della propria scrivania in quel momento sarà la foto scattata dopo aver terminato la fase Seiso…

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