Per le note spese conservazione solo elettronica

L'impresa può gestire, in modo del tutto dematerializzato, le note di spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici al termine del processo di pagamento delle singole trasferte. Questo processo trova un limite nei documenti analogici unici per i quali la dematerializzazione,

per avere efficacia fiscale, dovrebbe essere avallata da un pubblico ufficiale. Il chiarimento che è molto importante sul piano pratico per tutti i datori di lavoro, è contenuto nella risoluzione 96/E/2017 dell'agenzia delle Entrate.

In particolare, il processo che l'Agenzia ha considerato si sviluppa nelle seguenti fasi:
• formazione del giustificativo informatico. Il dipendente fotografa il documento di spesa (lo scontrino, la ricevuta, il biglietto) direttamente con uno smartphone o un tablet. Il documento così trasformato è acquisito da un sistema software che rende il documento informatico statico e immodificabile;
• formazione della nota spese. Il dipendente forma la nota spese direttamente sul proprio sistema accedendo allo stesso con Id e password. La nota spesa è sottoscritta con una firma elettronica. La stessa contiene la dichiarazione del dipendente e le immagini dei giustificativi di spesa;
• controllo delle spese, approvazione e conservazione. La funzione aziendale preposta al controllo e all'approvazione delle note spese attraverso un applicativo web effettua i relativi accertamenti. Tali accertamenti consentono di visionare i documenti ed escludere tutti i documenti di spesa non inerenti alla trasferta o non corretti. Al termine delle verifiche l'ufficio liquida la nota spesa e l'ammette al pagamento. A questo punto la nota spesa viene inoltrata per la conservazione elettronica a norma;
• solo al termine dell'intero processo il dipendente che ha eseguito la trasferta potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa. Da questo momento in poi l'esibizione dei documenti avverrà solo in modo dematerializzato.

L'agenzia delle Entrate condivide il percorso rappresentato nell'interpello e afferma che i documenti possono essere conservati solo elettronicamente e esibiti alle autorità in questo formato. Comunque l'Agenzia specifica che gli stessi avranno piena validità fiscale: (i) se si tratta di documenti analogici originali non unici con il semplice utilizzo della procedura informatica; (ii) se si tratta di documenti analogici originali unici con l'utilizzo della procedura informatica e con l'intervento del pubblico ufficiale. In effetti, è la stessa Agenzia che indica che i documenti non unici costituiscono la maggior parte dei giustificativi di spesa perché presenti nella contabilità dell'emittente. Circa gli originali unici viene chiarito che l'intervento del pubblico ufficiale è previsto per tutti i documenti che non hanno tale evidenza nella contabilità dell'emittente (si pensi a documenti rilasciati da Paesi extra Ue per i quali non sussiste una reciproca assistenza fiscale) e non solo quelli riepilogati nel Dm 21 marzo 2013, decreto previsto per motivi extrafiscali.

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La conclusione, a dire il vero non del tutto condivisibile, è determinata da una lettura estensiva dell'articolo 22, comma 5 del Dlgs 82/2005 (Cad).