Post-email: il futuro del lavoro è senza email

Benvenuti al post-email world, il mondo che sta per eliminare quell'ansia che ci assale tutti i giorni per non avere letto e risposto a tutte le mail, quell'ingiustificata iniezione di endorfine generata dal “pulire“ l'inbox, quella schiavitù alla quale tutti sappiamo di appartenere ma alla quale nessuno ha saputo trovare una soluzione.

Addio ai palliativi che abbiamo cercato in questi anni come codificare le mail per colore, mai premere il tasto “rispondi a tutti”, etc. Qui la soluzione è più radicale: abbandonare del tutto lo strumento come ci stanno indicando le aziende più giovani.

Ma siamo sicuri che questa sia la risposta a tutti i problemi che generano le e-mail? L'uso di sistemi di messaggistica al posto delle e-mail rappresenta sicuramente uno strumento utile e flessibile, ed evita questo accumulo abnorme che tanta ansia ci creava, ma va utilizzato con attenzione perché presenta degli svantaggi e delle criticità:

- In primis si tratta di una ancora maggiore invasione del lavoro nella sfera privata della persona. Se quantomeno con le e–mail bastava non aprire la casella della posta, le app messaggistiche sono uno strumento di comunicazione personale e che quindi monitoriamo continuamente anche in orario non lavorativo.

- Ed altrettanto pericoloso è il fatto che ricevere continui messaggi aumenti il deficit di attenzione che affligge un po' tutti da quando sono stati inventati gli smartphone. La prima cosa da fare è rimuovere tutte le notifiche sonore e pop up di nuovi messaggi, così come era raccomandato farlo con le mail. E' più sano disattivare le notifiche e semplicemente scorrere le chat solo nei momenti nei quali non ci si deve concentrare su altro, momenti che comunque continueranno ad esistere.

- Non è possibile, e anzi non bisognerebbe proprio, utilizzare i messaggi per spiegare e discutere cose lunghe e complicate, ed in questo caso le e-mail continuano ad essere lo strumento più adeguato.

- E' molto difficile prendere decisioni via Whatsapp. Quasi impossibile quando il gruppo è paritario tra colleghi dello stesso livello. Qui vale la stessa regola delle e-mail: dopo tre messaggi sul tema senza averlo risolto, convocare una riunione o una breve call.

Invece è facile prendere decisioni quando uno dei membri del gruppo è il capo. Allora si ascoltano le opinioni e si decide, in questo modo informando molto tutti.

E' difficile effettuare delle ricerche nell'archivio dei messaggi, che non sempre sono ben indicizzati. Impossibile per i messaggi vocali dove l'informazione va persa. A volte può essere utile rispondere ad un vocale contenente delle informazioni importanti con un messaggio di testo sintetizzandole, solo per averle documentate e tracciabili.

Per gli allegati importanti bisogna comunque avere la disciplina di scaricarli nell'archivio del proprio pc.

Infine, se si è stati iscritti solo per conoscenza ad un gruppo d'importanza marginale rispetto al proprio lavoro, non solo bisogna disattivare le notifiche, ma anche spostare la chat nella sezione “archiviate” e scorrerla una volta alla settimana. Appartengo ad un paio di chat marginali con 200-300 messaggi alla settimana ed in due minuti del venerdì riesco a fare un catch up con la sensazione di avere risparmiato tante energie ed attenzione durante la settimana.

Siamo davvero all'alba di un nuovo modo di lavorare?

La Cina e le aziende più giovani forse ci stanno dicendo di sì, e sono sicuro che condivido con molti la speranza che forse stiamo per liberarci della schiavitù delle mail, consegnando lo strumento alla storia dell'inizio secolo. Speriamo solo che i nuovi metodi di comunicazione portino questa volta non solo ad una maggiore efficienza, ma anche ad un miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e sfera privata.

Forse ce la facciamo.

 * partner presso FA Hong Kong Consulting