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Processi di acquisto: il valore dei benefici intangibili nella digitalizzazione

La centralizzazione delle informazioni permette di codificare procedure standardizzate e di introdurre meccanismi di controllo, valutazione e analisi

di Giampiero Volpi *

(AFP)

3' di lettura

In articoli precedenti abbiamo esplorato il mondo delle PMI nel loro processo di Digital Transformation, focalizzando l’attenzione sulla funzione aziendale degli Acquisti e analizzando il tema del ritorno degli investimenti. Tra i responsabili degli Acquisti è sempre più diffusa la convinzione di dover traghettare la propria funzione verso il digitale, spesso anche sotto la pressione dei grandi committenti che impongono ai fornitori un percorso di adeguamento e standardizzazione delle procedure.

Tuttavia occorre dare risposta ad alcune domande: come stabilire delle milestone in un percorso virtuoso? Si riuscirà a realizzare la giusta riconversione organizzativa e di competenze richiesta dall'informatizzazione? I costi di esercizio saranno sostenibili compatibilmente con il business aziendale? Infine, quali sono i reali benefici a medio e lungo termine?

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I benefici ottenibili si distribuiscono su un vasto spettro di possibilità; in articoli precedenti abbiamo già preso in considerazione due aspetti. Il primo riguarda la possibilità, attraverso l’adozione di un sistema digitale integrato e strutturato, come quello costituito dalle piattaforme di e-procurement, di abbattere anche del 70% lo sforzo dedicato ad attività routinarie, standardizzate e di elevata ricorrenza, come, per esempio, l’invio di mail di invito o sollecito ai singoli fornitori da coinvolgere in una richiesta di offerta.

L’esperienza maturata nel tempo sui processi di digitalizzazione permette di costruire con sufficiente accuratezza la stima previsionale della riduzione dei tempi tra l’operatività manuale e la funzionalità automatizzata. Il secondo aspetto toccato è legato alla capacità delle piattaforme digitali di procurement di strutturare i dati producendo informazioni fruibili e utili per incidere direttamente sui costi di acquisto. Esempio: i dati di acquisto immagazzinati sulla piattaforma possono essere sottoposti a un processo di analisi che permette di classificare la spesa sostenuta: l’acquistato, la spesa, i fornitori, i risultati, l'andamento nel tempo.

Il buyer ha a disposizione una solida base di informazioni per identificare i fornitori più affidabili e competitivi e i migliori prezzi praticati, adottare nuove strategie di acquisto che gli permettono negoziazioni più efficaci e la realizzazione di margini di risparmio, utili contributi ai profitti aziendali. È difficile fare stime di risparmio in fase di progetto di informatizzazione, ma è possibile misurarlo in fase consuntiva.

Ma c’è un terzo aspetto che si vuole analizzare, che richiede di ampliare la prospettiva: riguarda i benefici intangibili, non misurabili in fase preventiva e difficilmente misurabili in fase consuntiva, ma di grande valore per l’impresa. La centralizzazione e la visibilità interdipartimentale delle informazioni su fornitori, contratti, ordini di acquisto, entrate merci e fatture, permettono di codificare procedure standardizzate e di introdurre meccanismi di controllo, valutazione e analisi, aumentando in modo esponenziale l’efficacia della governance.

Questo facilita anche l’adozione di Best Practice che siano misurabili e replicabili. Un beneficio immediatamente percepibile è lo snellimento dell’operatività, accompagnato da una riduzione dei tempi esecutivi. Segue la consistenza, dovuta alla maggiore univocità del risultato prodotto da una procedura codificata, minimizzando così la probabilità di errore nell’esecuzione dell’attività. A questa si unisce il monitoraggio della compliance alle disposizioni normative, ai regolamenti, alle procedure e ai codici di condotta.

In sintesi, si ha il controllo del mancato rispetto delle procedure interne e si protegge la reputazione dell’azienda. Tutto questo porta a migliorare la qualità dei risultati: maggior precisione e accuratezza di esecuzione processuale, controllo della completezza delle operazioni, riduzione del rischio di incorrere in decisioni sbagliate.

Da sottolineare l’importanza di un Albo Fornitori digitale, che, attraverso dati e documenti organizzati nei database, consente di monitorare l’affidabilità e il valore del parco di fornitura. Costituisce un importante tassello nel sistema di gestione del rischio di fornitura; basti pensare al problema del fornitore unico o localizzato in geografie lontane. Infine, da non dimenticare la possibilità di poter gestire l’operatività della Funzione Acquisti da remoto e attraverso diversi canali: pc, tablet, mobile.

In tre articoli, l’analisi del ritorno dell'investimento ha preso in considerazione i benefici monetizzabili sui costi operativi, i benefici potenziali sui costi di acquisto, i benefici intangibili che pesano sulla qualità e sulla reputazione.

Due dei principali fattori abilitanti sono comuni a quasi tutti i processi di innovazione digitale. La tecnologia: l’adeguatezza degli strumenti adottati, soprattutto in termini di efficacia e di facilità d’uso. L’imprescindibile fattore umano: il buyer deve essere dotato delle necessarie competenze ed essere aperto a operare con nuovi strumenti e nuovi processi per saper cogliere tutti i benefici derivanti dall’informatizzazione e tradurli in valore per la propria azienda.

* Strategic Business Analyst - Niuma


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