Processi di acquisto: il valore dei benefici intangibili nella digitalizzazione

Ma c’è un terzo aspetto che si vuole analizzare, che richiede di ampliare la prospettiva: riguarda i benefici intangibili, non misurabili in fase preventiva e difficilmente misurabili in fase consuntiva, ma di grande valore per l’impresa. La centralizzazione e la visibilità interdipartimentale delle informazioni su fornitori, contratti, ordini di acquisto, entrate merci e fatture, permettono di codificare procedure standardizzate e di introdurre meccanismi di controllo, valutazione e analisi, aumentando in modo esponenziale l’efficacia della governance.

Questo facilita anche l’adozione di Best Practice che siano misurabili e replicabili. Un beneficio immediatamente percepibile è lo snellimento dell’operatività, accompagnato da una riduzione dei tempi esecutivi. Segue la consistenza, dovuta alla maggiore univocità del risultato prodotto da una procedura codificata, minimizzando così la probabilità di errore nell’esecuzione dell’attività. A questa si unisce il monitoraggio della compliance alle disposizioni normative, ai regolamenti, alle procedure e ai codici di condotta.

In sintesi, si ha il controllo del mancato rispetto delle procedure interne e si protegge la reputazione dell’azienda. Tutto questo porta a migliorare la qualità dei risultati: maggior precisione e accuratezza di esecuzione processuale, controllo della completezza delle operazioni, riduzione del rischio di incorrere in decisioni sbagliate.

Da sottolineare l’importanza di un Albo Fornitori digitale, che, attraverso dati e documenti organizzati nei database, consente di monitorare l’affidabilità e il valore del parco di fornitura. Costituisce un importante tassello nel sistema di gestione del rischio di fornitura; basti pensare al problema del fornitore unico o localizzato in geografie lontane. Infine, da non dimenticare la possibilità di poter gestire l’operatività della Funzione Acquisti da remoto e attraverso diversi canali: pc, tablet, mobile.

In tre articoli, l’analisi del ritorno dell'investimento ha preso in considerazione i benefici monetizzabili sui costi operativi, i benefici potenziali sui costi di acquisto, i benefici intangibili che pesano sulla qualità e sulla reputazione.

Due dei principali fattori abilitanti sono comuni a quasi tutti i processi di innovazione digitale. La tecnologia: l’adeguatezza degli strumenti adottati, soprattutto in termini di efficacia e di facilità d’uso. L’imprescindibile fattore umano: il buyer deve essere dotato delle necessarie competenze ed essere aperto a operare con nuovi strumenti e nuovi processi per saper cogliere tutti i benefici derivanti dall’informatizzazione e tradurli in valore per la propria azienda.

* Strategic Business Analyst - Niuma