Guida rapida/2

Registro elettronico e fondi di solidarietà: dati da tutelare

di Francesca Lascialfari


3' di lettura

Le scuole hanno la necessità di trattare i dati degli alunni per il perseguimento delle finalità istituzionali. Tuttavia, è necessario che vi sia particolare attenzione al rispetto della privacy fin dal momento in cui l’alunno viene iscritto per la prima volta in quel determinato istituto.

Il portale
Per questo motivo il portale “Iscrizioni on line” propone alla famiglia che si appresta a iscrivere il proprio figlio un’ informativa sulle modalità e sulle finalità del trattamento dei dati.

In fase di iscrizione, inoltre, il portale propone alcune domande a cui la famiglia è invitata a rispondere (ad esempio: la presenza di certificazione secondo la legge 104/92, la diagnosi di disturbi specifici dell’apprendimento e altro ) e le scuole stesse hanno la possibilità di chiedere alcuni dati alle famiglie per poter procedere con gli adempimenti di avvio di anno scolastico quale, tipicamente, la formazione delle classi.

Le finalità delle richieste devono essere esplicitate nel modulo e il loro utilizzo è legittimo soltanto se risponde al principio di pertinenza e non eccedenza.

Aggiornamenti
Nella successiva fase di perfezionamento dell’iscrizione, così come per aggiornamenti che si rendessero necessari in corso dell’anno scolastico, saranno le famiglie a dover presentare la documentazione a supporto che non può essere trasmessa d’ufficio da scuola a scuola, se non in presenza di un’esplicita richiesta delle famiglie, fermo restando che la spedizione a mezzo posta ordinaria o elettronica presenta una condizione di maggiore vulnerabilità.

Certificazioni e diagnosi
Dunque, eventuali certificazioni ex legge 104/92 o diagnosi di Dsa o altri Bes saranno consegnate brevi manu dalla famiglia ai fini di un’eventuale necessità di docente di sostegno (per gli alunni con disabilità) e per la predisposizione delle misure idonee a garantire i diritti previsti dalle normative vigenti (legge 170/2010 per i disturbi dell’apprendimento e direttiva 27 dicembre 2012, con successive circolari applicative, per gli altri bisogni educativispeciali).

Il relativo contenuto potrà essere conosciuto soltanto dal dirigente scolastico, dalla segreteria e dai docenti del consiglio di classe ovvero da eventuali referenti e collaboratori del dirigente e dalle altre figure che sono coinvolte nella gestione di tali studenti (ad esempio, il collaboratore scolastico con mansioni di assistenza alla persona dei disabili).

Inserimento dati
Poiché tutte le scuole utilizzano il registro elettronico, questi dati potranno essere inseriti in un apposito campo che è visibile soltanto ai docenti del consiglio di classe; questi, tuttavia, dovranno prestare attenzione a non accedere a tali campi quando la schermata viene visualizzata (a mezzo Lim o altro monitor) anche dagli studenti o da soggetti esterni che non abbiano la necessità di conoscere lo stato di salute del ragazzo in questione.

Si pensi, per esempio, agli educatori di cooperative esterne, i quali non devono accedere ai dati degli alunni della classe: tali figure, infatti, vengono preventivamente informate in merito ai bisogni specifici dello studente a loro assegnato dall’ente locale oppure nelle riunioni per la predisposizione dei piani educativi individualizzati.

Casi di disagio familiare
Vi sono, poi, casi di famiglie che versano in situazione di disagio: sarà cura di chi detiene la responsabilità genitoriale informare adeguatamente la scuola per garantire il rispetto di eventuali misure giudiziarie operanti sul minore.

Dal canto suo, il dirigente scolastico fornirà al consiglio di classe le sole informazioni necessarie alla gestione dei rapporti scuola-famiglia e con lo studente, oppure alla corretta predisposizione di un piano didattico personalizzato nei casi in cui si reputi necessario.

Accesso ai fondi di solidarietà
Sono sempre più frequenti anche le istanze di accesso a fondi di solidarietà che le scuole, nella loro autonomia, possono istituire per aiutare le famiglie in difficoltà economiche: la concessione di libri o altro materiale didattico in comodato d’uso avviene solitamente secondo un regolamento interno, pubblicato nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito web, che prevederà la predisposizione di una graduatoria in base a criteri appositamente individuati. È assolutamente vietato pubblicare i nomi e i cognomi degli studenti che hanno fatto richiesta di accedere al fondo ed è da evitare anche il riferimento mediante le “sole” iniziali: i dati in possesso della scuola (che in questo caso comprendono, solitamente, dati economici desumibili dall’Isee) saranno utilizzati esclusivamente per il completamento della pratica relativa.

Atti trasparenti
Infine va sottolineato che l’istituzione scolastica garantirà, comunque, l’esercizio del diritto di accesso agli atti, ovviamente nei limiti e con le modalità previste dalla normativa in materia, a salvaguardia della trasparenza nella gestione di fondi pubblici.

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