Riconoscimento documentale: Supplier relationship management più efficiente

Saper classificare il flusso di documenti prodotto dalle attività quotidiane di un’azienda, ed estrarne tutte quelle informazioni utili a fornire indirizzi e solidità ai processi decisionali, rappresenta un fattore di valore nelle sfide di competitività sui mercati. Un chiaro esempio è rappresentato dalla Funzione Acquisti aziendale, che sta ampliando la sua sfera operativa, in linea con business model orientati a principi di esternalizzazione che hanno aumentato in modo rilevante gli ambiti e i volumi di acquisto. Deve operare in nuovi network sempre più estesi, articolati e dinamici, dove individuare fornitori affidabili capaci di portare nell’azienda, a prezzi competitivi, contributi di innovazione e di sostenibilità.

È uno scenario che vede, nella relazione tra cliente e fornitore, una crescita costante di dati e di documenti, la cui gestione richiede inevitabilmente l’impiego di adeguati strumenti digitali. La digitalizzazione non è funzionale solo a prospettive come la gestione strategica della relazione con i fornitori, ma è centrale anche per l’aspetto dell’efficienza operativa, soprattutto quando offre strumenti automatizzati a fronte di un lavoro manuale ripetitivo, riducendo drasticamente tempi di lavorazione, impegno di risorse in attività di basso valore, rischi di errore umano.

I responsabili delle Funzioni Acquisti sono costantemente alla ricerca di soluzioni di efficientamento; i provider di tecnologia di e-procurement sono a loro volta molto attenti a questo tema. Uno di questi ambiti è la validazione dei documenti richiesti a centinaia o migliaia di fornitori in fase sia di accreditamento nell’albo fornitori dell’azienda, sia di aggiornamento periodico, oppure in un piano di ampliamento della base di approvvigionamento, da attuare attraverso un esteso processo di scouting in un limitato arco temporale.

Disporre di strumenti automatizzati capaci di estrarre informazioni quali intestatario, ente emittente, data di emissione e altri parametri necessari per una validazione completa, significa avere un processo estremamente efficiente di accettazione o rifiuto di documenti che riguardano importanti aspetti di compliance a norme internazionali, sostenibilità e requisiti tecnici, come le certificazioni ISO; che racchiudono informazioni giuridiche ed economiche, come le Visure Camerali; che attestano la compliance a norme legislative come i DURC.

Bisogna sottolineare che questi documenti, spesso dirimenti nell’accreditamento di un fornitore e nell’aggiudicazione di un contratto, richiedono che il processo automatizzato garantisca una validazione sicura basata sulla certezza delle informazioni estratte dai documenti. Le tecnologie digitali più appropriate sono soprattutto quelle che rientrano nella categoria dell'Intelligenza Artificiale, nella fattispecie Machine Learning, Natural Language Processing e Robotic Process Automation. Naturalmente nella funzionalità operativa i motori tecnologici sono assolutamente trasparenti agli utilizzatori; le eventuali interazioni sono rigorosamente guidate da assistenti virtuali che parlano lo stesso linguaggio applicativo dell’utente.