Mauden: Il futuro dell'RPA a supporto del business

Immaginate di dover produrre un report integrando grandi quantità di dati da fonti diverse, attività che richiede molte ore di lavoro e va ripetuta più volte, con margine di errore minimo per evitare disagi ai colleghi che utilizzeranno i dati ottenuti per attivare procedure a cascata.
La soluzione? Utilizzare strumenti di RPA: automatizzare il processo, riducendo tempi ed errori facendo concentrare i lavoratori su altre attività più stimolanti.
Nata nel 1987 con un focus sui temi di infrastruttura e architettura tecnologica delle aziende, Mauden ormai da anni ha iniziato la sperimentazione nell’innovazione digitale sui temi dell’Intelligenza artificiale, natural language processing e robotic process automation nella LOB Data&Automation, grazie anche alla sua partnership con IBM.
Abbiamo chiesto quindi a Paolo Buscone, Project Manager in Mauden, la situazione attuale su questi temi e come Mauden sviluppa soluzioni funzionali e vantaggiose per le aziende che adottano strumenti di RPA.

Cos’è, quindi, la Robotic Process Automation?
Citando un recente report di Gartner, la definirei come «uno strumento di produttività che consente di configurare un “bot” per emulare attività umane all’interno di un processo aziendale. Queste possono includere la manipolazione e il trasferimento di dati tra diverse applicazioni, l'attivazione di risposte o l'esecuzione di operazioni in funzione di un input ricevuto».

Perché un’azienda dovrebbe dotarsi di un sistema di RPA?
I motivi possono essere molteplici, e non sempre di mera natura economica.
La loro adozione è spinta soprattutto dalla necessità di migliorare i processi aziendali. L'automazione tramite RPA aiuta infatti a individuare eventuali falle nei flussi lavorativi, migliorando velocità ed efficienza nella gestione delle informazioni.
Grazie all'introduzione di questi strumenti, inoltre, si garantisce sicurezza, conformità e compliance delle informazioni gestite, evitando di esporre dati sensibili a persone fisiche. Nonostante l'impatto economico positivo, è importante sottolineare che i sistemi di RPA richiedono supervisione e verifica costante, soprattutto nella fase iniziale di adozione, per garantire la precisione dei risultati e migliorare gradualmente l'autonomia degli strumenti.
I processi infatti vengono solitamente automatizzati in modalità “attended”, sotto la supervisione di un operatore umano, che interviene fornendo informazioni che il bot non è in grado di reperire. L’obiettivo, a tendere, è rendere autonomo il bot per poterlo rilasciare in modalità “unattended”, in cui non si interverrà più sul processo, ma si verificheranno solo risultati e report ottenuti.

Quali strumenti utilizzate per sviluppare sistemi di RPA?
Grazie alla nostra esperienza e alla partnership con IBM, è possibile non solo l’utilizzo di strumenti più moderni, ma anche testare le funzionalità ancora in fase “beta” e lavorare con un team di ingegneri per trovare soluzioni personalizzate per i clienti. La piattaforma IBM RPA è una soluzione avanzata che aiuta le aziende a migliorare l'efficienza dei processi di business. Grazie alla vasta gamma di funzionalità e alla compatibilità con tecnologie di terze parti, la piattaforma supporta l'integrazione con vari sistemi aziendali, tra cui CRM, ERP e applicazioni legacy, e si avvale dell'utilizzo di algoritmi e sistemi di intelligenza artificiale per amplificare le potenzialità.

Come un sistema di RPA si integra con i sistemi interni a un’azienda?
In un progetto di automazione, la fase di analisi preliminare è fondamentale e viene svolta dagli “Automation Engineer” con particolare attenzione ai flussi di ogni processo aziendale e a eventuali colli di bottiglia che si correggono tempestivamente e preventivamente.
L’analisi permette di sezionare il processo in sottoprocessi o “moduli”, iniziando con i segmenti principali e aggiungendo man mano "blocchi" di automazione ad esso collegati. Questo approccio, tipico della metodologia agile, permette di avere demo da sottoporre al cliente dimostrando le capacità del bot e i progressi degli sviluppi con un riscontro immediato.
Il caso per noi più esemplificativo è certamente quello affrontato di recente per una primaria azienda energetica italiana. La ripetitività delle operazioni che venivano effettuate dalle risorse del cliente ha rappresentato una delle motivazioni principali che hanno spinto all’introduzione di strumenti di RPA su tre flussi operativi interni. Il primo prevedeva l'aggregazione di dati da fonti e sistemi differenti per generare report, liberando risorse e riducendo gli errori umani. Gli altri due processi riguardano la creazione di nuove caselle e-mail e di certificati digitali tramite l'interfacciamento diretto dei bot con i portali aziendali.

Cosa succede quindi alle risorse che svolgevano le attività in seguito automatizzate?
L’introduzione di tecnologie di automazione ha il potenziale di “liberare” le risorse umane dalle attività manuali e ripetitive, consentendo loro di concentrarsi su quelle a maggior valore aggiunto. Nonostante ci sia una certa resistenza iniziale da parte di chi svolgeva queste attività, i benefici tangibili spesso convincono anche i più scettici.
Inoltre, nel caso di bot attended, il lavoro manuale e ripetitivo si trasforma, tra l’altro, in un lavoro più stimolante di supervisione delle attività automatizzate o di “collaborazione” con il bot.

Qual è il futuro dell’automazione dei processi?
L'uso dell’RPA è utile per qualsiasi tipo di azienda. Al momento è adottato principalmente dalle aziende medio-grandi per processi complessi, ma tra l’obiettivo è la diffusione capillare di sistemi di RPA anche in aziende di dimensioni ridotte, o su processi più semplici. Per questo è necessario avvicinare queste tecnologie agli end-user rendendole di più facile adozione.
L'integrazione di algoritmi di intelligenza artificiale, inoltre, permetterà a questi bot non solo di replicare i processi e le operazioni umane ma, proprio come un vero operatore, di prendere decisioni autonomamente in funzione dei dati raccolti e analizzati, aumentando ancora di più il proprio valore.

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