CREATO PER ARCHIVA GROUP

Si scrive Digital Transformation 2.0, si legge Hyperautomation

La nuova frontiera della trasformazione digitale è un mix di tecnologie per l'automazione. L'Intelligenza Artificiale e la robotica necessarie anche per la formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti elettronici.

3' di lettura

Il mondo è fatto di raccoglitori ad anelli. Almeno finché non troveranno un altro sistema”. Era il 1984 quando Dan Turèll, popolare scrittore danese, fece pronunciare questa sentenza dal protagonista di un suo romanzo. Ma il futuro era già cominciato.

A partire dagli anni '90 il tema è divenuto ineludibile e adesso si sta aprendo la fase 2.0 della Digital Transformation. La nuova frontiera si chiama Hyperautomation e combina le tecnologie che consentono di automatizzare in modo intelligente i processi liberando le aziende dal costo di attività a basso valore aggiunto permettendo di focalizzarsi sul business. Conoscenza dei processi, implementazione agile e visione d'insieme sono le caratteristiche di una strategia di hyperautomation i cui pilatri tecnologici sono Case Management / Business Process Management (BPM), Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI), piattaforme applicative low-code (LCAP).
Il BPM è lo scheletro dell'automazione, permettendo di ricostruire digitalmente interi processi a step con una logica work-flow. RPA allude a robot software (bot) che simulano le azioni più ripetitive del comportamento umano (secondo McKinsey un terzo delle attività di una parte significativa di lavori potrebbero essere automatizzate) mentre l'Intelligenza Artificiale ha trovato sempre più applicazioni concrete nell'apprendimento e nella previsione di comportamenti replicabili. La combinazione di queste tecnologie offre prodotti di Intelligent Automation che riescono a conseguire nuovi livelli di gestione della complessità. Un mercato che a fine 2020 misurava 482 miliardi di dollari con previsioni strabilianti di crescita 5X entro il 2025.

Indispensabile per le grandi organizzazioni, l'IDP, Intelligent Document Processing, è in grado di acquisire, comprendere e categorizzare dati da flussi informativi anche non strutturati (carta, mail, PEC, mobile ecc: l'80% del patrimonio informativo aziendale, fonte Datamation, 2018) trasformandoli in formati adeguati ai software in uso in un'azienda. Una soluzione IDP consentirebbe ai reparti Finance di un'azienda con 40 addetti alla contabilità di risparmiare 25mila ore di rilavorazione causate da errori umani con un risparmio di 878mila dollari l'anno.
Un caso particolare è la conservazione a norma dei documenti informatici per la quale AgId, l'Agenzia per l'Italia Digitale ha messo a punto delle linee guida sulle responsabilità delle aziende, chiarendo gli aspetti legali, sanzionatori, quelli legati alla protezione dei dati personali fino ai processi di generazione della documentazione informatica. La conservazione elettronica a norma, infatti, è l'ultimo miglio di un processo di generazione documentale che coinvolge ogni ambito dell'azienda e figure esterne come clienti e fornitori. La ricerca di una totale compliance normativa dovrà accompagnarsi alla creazione di procedure che riducano al minimo volumi, errori e tempistiche della generazione documentale, senza mai uscire dal tracciato della norma.

AgId ha definito anche i metadati per identificare e classificare i documenti informatici con standard definiti dalla Norma UNI 11386 che individua gli elementi necessari per la creazione dell'indice di conservazione, descrive la semantica e definisce la struttura in XML che ne assicura l'interoperabilità. La corretta adozione di questa norma è indispensabile per tutti gli operatori della conservazione e, soprattutto per le aziende private, diventa l'opportunità per l'efficientamento dei processi. Gli strumenti di monitoring e di reportistica ideati da Archiva Group possono dare le prime risposte e i primi alert su processi disgregati e insufficienti a garantire il rispetto della norma, ma solo un approccio strutturale al tema della generazione del documento può garantirne anche l'efficienza.Dal confronto con oltre 60 aziende clienti sui temi posti dal cambio normativo Archiva Group ha ricavato la fotografia di una realtà complessa che non può essere affrontata solo con un approccio tecnologico. È cruciale dotarsi di una consulenza che accompagni l'azienda nel tempo anche dal punto di vista della gestione del rischio regolamentare e della reputazione. L'approccio a tre pilastri, elaborato da Maxwell Consulting, parte del gruppo Archiva, è focalizzato sulla riduzione del rischio sanzionatorio e la necessità di efficienza: supporto informativo/formativo e normativo/legale al Responsabile e al Titolare; efficienza nei processi di generazione dei documenti informatici; strumenti tecnologici a supporto del Responsabile della Conservazione c/o il Titolare per aumentare il “governo” ed il “presidio” dei processi di conservazione.Un'attenzione particolare è rivolta al Regolamento generale sulla protezione dei dati, in sigla GDPR. L'entità delle sanzioni è indice di quanto un approccio preventivo alle norme sia di gran lunga un utile investimento rispetto all'eventualità di una sanzione. In ambito GDPR, l'approccio Maxwell destinato ai responsabili IT, HR, Marketing & Sales, gli obiettivi aziendali (ridurre il rischio sanzionatorio, aumentare l'efficienza) vengono considerati delineando una gap analysis rispetto ai requisiti normativi previsti. La roadmap di execution viene disegnata assegnando ruoli, responsabilità e risorse, evidenziando eventuali fasi critiche in cui è necessario un supporto esterno diretto per la formazione e l'affiancamento alle figure manageriali. No, decisamente il mondo non è più fatto di raccoglitori ad anelli.

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