PROCUREMENT

Trasferte di lavoro, ecco perché alle aziende serve una pianificazione

Con la pandemia le procedure interne, già tendenzialmente complesse in Italia, spesso sono state ulteriormente complicate

di Dario Bongiovanni *

(AP)

4' di lettura

La gestione delle trasferte lavorative delle aziende, da sempre rappresenta un’attività delicata e complessa, che si muove all’interno di uno dei settori tra i più dinamici di tutto il panorama industriale, quello turistico, declinato nelle sue varie sfaccettature (retail, viaggi di lavoro, ecc.). Se durante il periodo pandemico tale attività ha necessitato di un’attenzione ai dettagli sempre maggiore (ferma restando la significativa riduzione delle trasferte), in ambito post-Covid complicazioni, punti di attenzione e complessità sono significativamente aumentati, ma con essi anche le opportunità di razionalizzare le logiche di acquisto e fruizione.

È innegabile come la pandemia abbia impattato in modo importante su tutto il mondo legato agli spostamenti. In ambito aziendale, a differenza del turismo, ne hanno risentito sia la filiera della fornitura, che le aziende stesse, che improvvisamente sono state costrette ad evitare di mandare in giro il loro personale (fatte salve esigenze non ovviabili), senza prospettive certe rispetto al futuro.

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Possiamo dire che il mondo di viaggi di lavoro ha iniziato il suo risveglio dal letargo forzato; sono riprese le trasferte in parecchi settori merceologici, ed ha iniziato lentamente ad aumentare la capacità di trasporto delle compagnie aeree (il principale attore in termini di trasporto e di volumi generati) con percentuali ben auguranti; ovvero di ripresa a due digit in cui il primo tende a due (se pur lentamente).

È poi necessario ricordare come il settore identifichi l’anno 2025 come quello in cui si sarà ritornati ai volumi del 2019, l’ultimo anno pieno anche per i viaggi di lavoro. Due considerazioni: una di tipo “storico”, ovvero il settore reagisce ad un determinato tipo di crisi in un arco temporale che oscilla tra i 5 ed i 6 anni, ed una di mercato, ovvero il fatto che se le previsioni dicono che il 2025 dovrà vedere di nuovo il settore a regime, da qui a tale data non potrà che esserci un incremento esponenziale dei viaggi, fermo restando altri eventuali fattori di blocco.

L’escalation della crisi in Ucraina da un lato ha visto chiusure incrociate di spazi aerei con impatti sugli operativi dei voli, dall'altro un incremento della componente tasse-carburante della biglietteria aerea. Il mercato ha rivisto i paradigmi che lo governano, e li ha improntati ad una sempre maggiore flessibilità; purtroppo, troppo spesso le aziende non sono altrettanto rapide nell’adeguarsi, ma è indubbio come, nel futuro a breve/medio termine, risulterà vincente chi sarà stato in grado di dotarsi di strumenti di controllo e supporto alla razionalizzazione.

In tutto questo continuiamo ad assistere ad approcci diversificati delle aziende, i cui estremi sono, ovviamente, staticità e dinamicità. Le parole chiave, in ambito di ripresa (che però non dobbiamo assolutamente pensare sia come prima, tanto è vero che tutto il comparto parla di “new normal”), risultano quindi essere “flessibilità”, perché il mercato è comunque più dinamico di noi, e “sicurezza”, perché ci si muove all’interno di normative in continuo cambiamento, con differenze sostanziali tra Paese e Paese.

Purtroppo, troppi segnali che ci vengono dal mondo industriale vanno nella direzione opposta; le procedure interne di trasferta, già tendenzialmente complicate in Italia, nella migliore delle ipotesi non sono state cambiate, mentre nella peggiore sono state ulteriormente complicate, specialmente per quanto riguarda le logiche di autorizzazione, e quindi, di fatto allungandone i tempi, a discapito della rapidità d’azione.

Paesi più evoluti del nostro sotto questo punto di vista, hanno invece “appiattito” quanto più possibile le procedure, nella logica di andare incontro alla dinamicità operativa e tariffaria del mercato. Come? Ovviamente analizzando i loro modelli di consumo storici ed andando ad analizzare e circoscrivere le trasferte lavorative che non erano strettamente necessarie. È implicito il concetto che una componente del turnover viaggi delle aziende non fosse strettamente necessaria; e questa è la prima delle leve per intervenire su tali trasferte, concentrandosi invece su quelle a supporto del core-business aziendale.

Tale attività diventa, in sede di ripresa dei viaggi, ancora più importante; saper discernere che cosa ha voluto dire per un’azienda l’effetto Covid (ovvero la chiusura forzata di ogni attività), dall’effetto smart working (che sintetizziamo nel lavorare dal proprio domicilio limitando spostamenti e viaggi a quanto strettamente necessario e non ovviabile in alcun modo), può sia costituire un effettivo supporto nella definizione dei budget di viaggio (altra attività presente in modo estremamente marginale nel panorama delle aziende italiane, fatte salve poche e sparute eccezioni) che nella presa di coscienza di viaggi inutili fatti in passato.

Una corretta definizione del budget delle trasferte è un esercizio estremamente complesso, che partendo dai propri dati storici, deve necessariamente incrociarli con il business plan aziendale e con i dati, le logiche e, più in generale, l’offerta del mercato (sia tecnica che tariffaria che operativa). Ricordiamo che dati relativi a caratteristiche e tendenze di mercato (che in questo caso devono necessariamente andare oltre il “semplice” modello di consumo storico aziendale, per prendere in esame un perimetro molto più ampio) sono difficilmente accessibili alle aziende e spesso anche alle agenzie di viaggio; la scelta di chi deve supportare l’azienda in tale attività è di conseguenza fondamentale per la buona riuscita dell'esercizio.

Poiché tutte le aziende dovrebbero poter avere accesso a propri dati storici, sarebbe per loro possibile farsi supportare nel determinare le proprie abitudini di acquisto e le variabili (interne ed esterne) in grado di influire sull’acquisto stesso. In definitiva, il “new normal” del settore lo configura come ancora più complesso di prima, con nuovi protocolli della IATA (l'organizzazione che, su base mondiale, sottende alla gestione dei rapporti tra le varie compagnie aeree) ed un approccio tariffario maggiormente restrittivo da parte dei fornitori.

Le aziende che si faranno supportare nell’identificare inefficienze nascoste e nell’affrontare il mercato con il suo linguaggio e secondo le sue logiche di approccio avranno un vantaggio competitivo non banale per poter affrontare in modo strutturato la ripartenza; chi viceversa rimarrà statico ad attendere gli eventi, continuerà in forma sempre maggiore a “subire il mercato”, senza coglierne le opportunità.

* Category Specialist Business Travel Theprocuremen


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