Video-assemblee lecite solo se svolte in tempo reale

Assemblee in audio-video conferenza organizzate in modo lecito ed efficiente: è questo il valido supporto che può essere dato da clausole statutarie che siano opportunamente confezionate per tali finalità, secondo l’auspicio che proviene dalla nuova massima n. 82/2022 di recente elaborata dal Consiglio notarile di Firenze e preordinata non tanto (come di regola accade quando sono dettati orientamenti di prassi professionale) allo scopo di marcare il confine tra comportamenti leciti e illeciti, ma per suggerire indicazioni utili allo svolgimento di eventi assembleari efficienti e scevri da contestazioni.

Nella massima n. 82 si afferma dunque che sono legittime le seguenti clausole statutarie “organizzative” delle adunanze assembleari:
- la clausola statutaria che preveda l’indicazione, nell’avviso di convocazione dell’assemblea, del solo fatto che essa si svolgerà in forma esclusivamente telematica (oppure che si svolgerà “in presenza”, ma con possibilità di collegamento telematico), rimandando a una successiva comunicazione (personalizzata o mediante avviso sul sito internet della società) la specificazione delle modalità tecniche di collegamento;
- la clausola statutaria che vincoli l’organo amministrativo al non utilizzo di strumenti di telecomunicazione per lo svolgimento dell’assemblea oppure al loro utilizzo solo in determinati casi (ad esempio: quando l’assemblea sia convocata in un luogo distante dalla sede sociale) oppure solo in occasione di assemblee convocate per deliberare su determinate materie (ad esempio, le sole assemblee “ordinarie” oppure le sole assemblee “straordinarie”);
- la clausola statutaria che consenta all’organo amministrativo, in casi di emergenza, di implementare l’avviso di convocazione di un’assemblea “in presenza” (anche dopo la scadenza del termine prescritto per il suo invio) con la previsione del suo svolgimento anche o solo mediante strumenti di telecomunicazione (per scongiurare, ad esempio, che il luogo previsto per lo svolgimento dell’assemblea divenga imprevedibilmente inaccessibile);- O la clausola statutaria che vieti l’utilizzo di strumenti di telecomunicazione nel caso in cui la compagine sociale sia composta da un numero di soci superiore a una certa soglia e quindi identificabili solo con grande difficoltà (per evitare il problema delle contestazioni che potrebbero sorgere in ordine alla partecipazione all’assemblea di soggetti che non ne avevano il diritto).

Il ragionamento che sospinge alla emanazione di questi principi di comportamento parte dalla considerazione che le assemblee societarie, tanto se si svolgano in presenza, quanto se si svolgano mediante l’utilizzo di strumenti di telecomunicazione (e, in quest’ultimo caso, sia in forma totalmente digitale sia in forma ibrida e, cioè, in presenza, ma con la possibilità di prendervi parte con un collegamento audio/video) devono essere rispettose del “principio di collegialità”, vale a dire che i partecipanti devono:
- O poter essere facilmente identificabili (soprattutto in contesti potenzialmente numerosi oppure caratterizzati dalla presenza di soggetti che possono non conoscersi tra di loro);
- O poter interagire tra loro in tempo reale, potendo ascoltare il dibattito, intervenire in esso, scambiare documenti (ricevendoli, visionandoli e inviandoli) ed esprimere il voto.

In altre parole, se vi sono questi presupposti, si realizzano quei criteri di buona fede e di parità di trattamento che sono i presupposti la cui ricorrenza permette di considerare validamente adottate le decisioni che l’assemblea assume, in quanto tutti i partecipanti si trovano in una situazione caratterizzata dal fatto di aver avuto la libertà di accedere all’assemblea, di ascoltare quanto viene proposto e dibattuto, di intervenire per avallare o contestare le argomentazioni altrui e, alfine, di votare.

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Pertanto, la riunione in via telematica è da considerare in tutto e per tutto equiparata alla riunione in presenza (e quindi assume un connotato di liceità) se la collegialità (che è caratteristica naturale delle assemblee in presenza) viene riprodotta anche quando lo svolgimento dell’assemblea avviene in tutto o in parte con l’utilizzo di strumenti telematici, in quanto il soggetto collegato da remoto può esercitare le stesse prerogative di cui avrebbe beneficiato se fosse stato fisicamente presente.